Pour l'un de nos clients, nous recherchons un(e)
Employé(e) Administratif(ve) Bilingue Français/Néerlandais. Vous
assurerez la gestion administrative quotidienne, le suivi des
dossiers et la communication interne et externe en français et en
néerlandais. 1. Dossiers d'exécution pour les équipes
d'installation Mission : · Est responsable de la préparation des
dossiers d'exécution à remettre aux équipes de montage Attributions
: 1. Sur instruction du responsable du planning des projets ou du
chef de chantier concerné, constitue le dossier d'exécution
nécessaire à l'équipe en charge de la réalisation du projet Sans
que cette liste ne soit exhaustive, le dossier comprendra au
minimum : - Le plan d'implantation des équipements auquel sera
précisé sn statut : « In Progress » si non-définitif et « Final »
si bon pour exécution : o Le statut sera défini par le chef de
projet - La confirmation de commande non-valorisée - Le cas échéant
les informations relatives aux sous-traitants et aux éventuels
techniciens externes en assistance Le dossier d'exécution pourra
être complété de tout autre document d'application tel que : - Le
PPSS et les éventuelles brochures de sécurité du client - Les
autorisations d'accès - Etc… 2. Dossiers as-built Mission : · Est
responsable de la classification et la mise à jour des documents
techniques relatifs à l'exécution des projets réalisés par
l'entreprise · Est responsable de la constitution des dossiers
as-built et de la gestion documentaire y relative · Contribue à
l'élaboration des fiches techniques en étroite collaboration avec
le « service projets » · Est responsable de la tenue à jour du
document de suivi des dossiers as-built Attributions : 1. Etabli et
tient à jour l'échéancier des dossiers as-built 2. S'informe auprès
du Maître d'Ouvrage/Client des exigences en termes structure, de
présentation et de documents constitutifs du dossier as-built 3.
Contribue à la mise en forme de fiches techniques conformément aux
spécificités requises par le Maître d'Ouvrage Collabore avec les
équipes commerciales et techniques pour obtenir des détails
spécifiques à inclure dans les fiches techniques Actualise les
fiches techniques en fonction des modifications et des évolutions
des projets 4. Collecte les documents techniques auprès des
différents intervenants du projets (back-office service commercial,
dessinateur, chefs de chantier, sous-traitants, etc….) Le cas
échéant, informe les sous-traitants impliqués dans un projets des
normes relatives à l'élaboration du dossier as-built par la
transmission des obligations sur le principe du back to back 5.
Organise les informations recueillies de manière systématique pour
créer des dossiers as-built complets Vérifie l'exactitude et la
cohérence des données pour garantir la précision des dossiers
finaux. 6. Utilise les plateformes de gestion documentaire pour
stocker, organiser et partager les documents techniques de manière
électronique Suit les éventuelles formations à l'utilisation des
plateformes de gestion documentaire des partenaires de l'entreprise
Assure la mise en ligne des documents requis sur les plateformes de
Gestion Documentaire Effectue les mises à jour régulières pour
refléter l'évolution des projets et/ou les validations des
intervenants externes à l'entreprise Assure et gère le suivi des
statuts d'approbation des documents 7. Assure la constitution des
dossiers as-built physiques (hard copy) Imprime les documents
techniques, les plans techniques à introduire dans le dossier
as-built Classe chaque document constitutif du dossier as-built
suivant la structure en vigueur ou imposée par le Maître d'ouvrage
Prépare la note d'envoi relative à la remise du dossier as-built et
en archive l'exemplaire signé pour réception par le Maître
d'Ouvrage 8. Collabore étroitement avec les équipes
opérationnelles, les ingénieurs et les responsables de projet pour
garantir la qualité et l'exhaustivité des documents 9. Répond aux
demandes d'information et fourni un support administratif aux
équipes concernées 3. PV de réception provisoire et définitive
Mission : · Est responsable de la classification, de la sauvegarde
et de la communication des procès-verbaux de réception provisoire
aux intervenants concernés · Est responsable de la classification,
de la sauvegarde et de la communication des procès-verbaux de
réception définitive aux intervenants concernés Attributions : 1.
Collecte les procès-verbaux de réception provisoire et en assure la
transmission aux intervenants concernés : - Le coordinateur interne
- Le chef de chantier en charge du dossier en vue de la levée des
remarques éventuelles - Le représentant en charge du dossier - La
direction administrative en vue de la levée des garanties bancaires
éventuelles 2. Inscrit au planning et gère le calendrier des
demandes de réception définitive 3. Rédige le courrier de demande
de réception définitive et le fait signer par la direction de
l'entreprise 4. Collecte les procès-verbaux de réception définitive
et en assure la transmission aux intervenants concernés : - Le
coordinateur interne - Le chef de chantier en charge du dossier en
vue de la levée des remarques éventuelles - Le représentant en
charge du dossier - La direction administrative en vue de la levée
des garanties bancaires éventuelles 4. Attestation de bonne
exécution Mission : · Est responsable de la préparation, de l'envoi
et du suivi des attestations de bonne exécution · Est responsable
de la classification et de la sauvegarde des attestations de bonne
exécution Attributions : 1. Prépare l'attestation de bonne
exécution qu'elle adresse au client 2. S'assure de ce que
l'attestation nous est bien retournée et, à défaut, relance le
Maître d'Ouvrage concerné 3. Archive l'attestation de bonne
exécution dûment complétée dans le fichier adhoc et en informe le
back-office du service « projets » 5. Assistance au bureau de
dessin Mission : · Elabore les légendes pour les plans · Assure le
support administratif au(x) dessinateur(s) en cas de nécessité
Attributions : 1. Crée les légendes à insérer sur les plans et en
assure la mise à jour en fonction de l'évolution des dossiers 2.
Imprime et plie les plans à la demande du dessinateur ou, en son
absence, d'un de ses collaborateurs en exprimant la demande 3.
Rédige/contrôle/corrige les légendes des plans d'implantation et/ou
d'installation Applications utilisées : - Adobe Acrobat - Autocad
2D principalement - Sketchup occasionnellement pour les esquisses
en 3D et/ou plans de fabrication - Package MS Office : Word, Excel,
Outlook… *Maîtrise du français et du néerlandais (écrit et oral)
*Expérience en administration (atout) *Bonne organisation et
rigueur *Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
*Excellentes compétences en communication