Contenu de la fonction
L'expert administratif est affecté au soutien des responsables dans un ou plusieurs domaines au sein de la Direction de l'appui stratégique de la DG EPI. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les collègues responsables, les autres services de la DG EPI, le SPF Justice et la cellule politique, afin d'assurer une coopération et une communication fluides entre les différents acteurs.
Vous assurez un suivi administratif irréprochable des différents domaines au sein de la Direction de l'appui stratégique de la DG EPI : suivi des projets, suivi des questions parlementaires, suivi des projets en cours, rédaction de procès-verbaux, contribution aux rapports d'évaluation, constitution de dossiers pour d'autres services, etc.
Vous êtes la personne de contact pour les collègues internes et externes au service ayant des questions concernant un domaine spécifique de la Direction de l'appui stratégique.
Vous organisez des réunions et des moments de concertation : gestion des agendas, élaboration des ordres du jour, diffusion des documents préparatoires, réservation des salles, etc.
Vous gérez les archives, notamment des projets en cours et clôturés, des questions parlementaires en cours et clôturées, des réunions, etc. Cela vous permet de répondre rapidement aux demandes d'information.
Vous mettez en place une structure de gestion documentaire et êtes responsable de son déploiement et de sa gestion.
Vous gérez les boîtes mail et veillez à fournir des réponses rapides et orientées client, sur la base des informations fournies par les experts.
Vous respectez les délais et adoptez une attitude proactive afin de garantir que les résultats attendus soient atteints dans les temps.
Employeur
Il y a 1 poste vacant au sein de la Direction de l'appui stratégique de la DG EPI (Boulevard de Waterloo Bruxelles)
Mission
Soutenir, informer et accompagner le management dans l'exécution de sa mission :
soutenir le Directeur général et le management dans la mise en œuvre de la stratégie du SPF, le développement de la politique pénitentiaire et la gestion de projets ;
conseiller, aider, encadrer et soutenir le management et/ou le terrain dans les processus de travail ;
conseiller et soutenir le management dans la mise en œuvre d'un système de contrôle interne et de gestion des risques ;
développer, rédiger et diffuser la communication stratégique et opérationnelle ;
assurer la recherche et le développement de la politique pénitentiaire, y compris le soutien (stratégique) de la politique de formation du personnel pénitentiaire, conformément aux dispositions de la loi relative à l'organisation des services pénitentiaires et au statut du personnel pénitentiaire.
Tâches
suivi des projets, soutien et gestion du management des processus et coordination du contrôle interne ;
communication interne stratégique et opérationnelle ;
gestion des questions parlementaires et des plaintes au niveau central ;
coordination de la mise en œuvre du RGPD.
Le SPF Justice offre à ses collaborateurs un environnement de travail agréable et une culture d'entreprise axée à la fois sur le citoyen et sur les collaborateurs.
Chaque jour, nous nous engageons ensemble pour une société plus juste.
La diversité des fonctions, les défis et les nombreuses perspectives de carrière contribuent au bien-être de nos collaborateurs. Notre organisation met l'accent sur le partage des connaissances, le développement des talents et la valorisation des idées afin d'atteindre nos objectifs communs.
L'engagement sociétal est une valeur essentielle pour nous. Le SPF Justice veut être une organisation ouverte et moderne, en phase avec son temps et attentive aux évolutions de la société.
Compétences
Cette fonction est accessible via une convention de premier emploi. Une convention de premier emploi (ou contrat Rosetta) est un contrat à durée déterminée qui offre aux jeunes de moins de 26 ans la possibilité d'acquérir une expérience professionnelle.
Diplôme requis à la date limite d'inscription
Diplôme de l'enseignement supérieur de type court (formation de base d'un cycle, p. ex. : graduat, bachelier professionnalisant), avec programme complet ou en promotion sociale.
Diplôme de candidat/bachelier académique délivré après un cycle d'au moins deux années d'études.
Compétences comportementales
Vous prenez des décisions sur la base d'informations (in)complètes et entreprenez des actions ciblées pour les mettre en œuvre.
Vous accompagnez les clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, offrez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
Vous disposez de l'engagement, de la volonté et de l'ambition nécessaires pour atteindre des résultats et assumer la responsabilité de la justesse des actions entreprises.
Une bonne motivation est également essentielle.
Attention La motivation est considérée comme très importante pour cette fonction et compte double dans le score final (x2)
ATOUT
S
Vous avez une expérience en gestion administrative
Vous maîtrisez les applications informatiques courantes
Étant donné l'environnement de travail bilingue, la connaissance de la seconde langue nationale constitue un atout
Offr
e
Vous serez engagé(e) via un contrat à durée déterminée (convention de premier emploi) avec l'échelle barémique B1 correspondante
Avantage
s
large offre de formations
;lieu de travail facilement accessible en transports en commun (gratuits)
;carte Fed+ : offres et avantages intéressants
;restaurant d'entreprise
;26 jours de congé (3 jours fériés supplémentaires et 2 jours de pont)
;congé entre Noël et Nouvel An
;indemnité vélo
;divers avantages sociaux
;
Découvrez toutes les informations (salaire, primes et allocations complémentaires, etc.) et les avantages liés au travail au sein de l'administration fédérale sur Travailler dans la fonction publique | BOSA le portail du personnel fédéral
Procédur
e
Une première sélection est effectuée sur la base de votre CV et de votre lettre de motivation
Les candidats dont le profil correspond le mieux à la fonction seront invités à un entretien
Vous ne serez admis(e) à la sélection que si vous disposez du diplôme requis et remplissez les conditions de la convention de premier emploi (moins de 26 ans)
Entretien (environ 50 minutes
)
Les entretiens sont organisés dès que des candidatures adéquates sont reçues
L'entretien évalue si vos compétences (voir rubrique « Compétences ») correspondent aux exigences du poste. Des questions seront également posées sur votre motivation, votre intérêt et votre affinité avec le domaine d'activité
Votre CV servira d'information complémentaire lors de l'entretien
Vous êtes déclaré(e) lauréat(e) si vous atteignez le niveau requis
La procédure est clôturée dès qu'un(e) candidat(e) approprié(e) est trouvé(e)
Postule
r
Cette fonction vous intéresse
?
Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à
e
Mentionnez « Collaborateur de projet » dans l'objet de votre e-mail
Votre candidature doit contenir
:
* votre CV et votre lettre de motivation
* ;votre date de naissance
* ;la mention correcte dans l'objet
* ;le bon contact
Toute candidature incomplète ne sera pas prise en considération
Informations supplémentaire
s
Politique de diversité
:
Le SPF Justice mène une politique active de diversité et assure l'égalité des chances, l'égalité de traitement et l'égalité d'accès aux sélections pour toutes les personnes qui posent leur candidature
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