Administratief
directie-assistent
Gent
voltijds
download vacature
organisatie
Gent Festival van Vlaanderen
online sinds
05/02/2026
type
IBO of BIS-stage
indiensttreding
20/04/2026
reageren tot en met
22/02/2026
over de organisatie
Gent Festival van Vlaanderen – een internationaal muziekfestival dat elk jaar in september de stad onderdompelt in een bruisend muziekfeest. Gent Festival van Vlaanderen is hét festival voor klassieke muziek, maar zet de ramen en deuren wijd open voor andere genres en disciplines. De hele stad vormt het decor voor onvergetelijke evenementen zoals OdeGand, Whispering Leaves en Nacht van de Verbeelding.
STROOM – Festival in de Scheldevallei
Aan het begin van de zomer brengt STROOM de Scheldevallei tot leven met inspirerende dialogen, betoverende concerten en spraakmakende voorstellingen. Het publiek beleeft cultuur, natuur en creativiteit op de mooiste locaties langs de Schelde, van Gent tot Antwerpen.
over de functie
Als directie-assistent krijg je een unieke inkijk in de verantwoordelijkheden van de directie van Gent Festival en STROOM. Je wordt de persoonlijke assistent van zowel de zakelijk als de artistiek directeur.
Je volgt het reilen en zeilen van de directie mee op en bezorgt hen zoveel mogelijk ondersteuning bij hun werkzaamheden.
Je hebt een rol in de dagdagelijkse werking van de directie
Meetings met externen en interne mensen beleggen
Reizen boeken (trein, vliegtuig, hotel)
Je denkt vooruit i.f.v. de agenda van de directie en bereidt de volgende dag praktisch voor
Je bent betrokken bij de organisatie van de raden van bestuur
Je bereidt de vergaderingen praktisch voor: o.a. uitnodigingen, locatie, scherm, ...
Je notuleert en stuurt nadien de verslagen rond
Je bent spilfiguur in de interne communicatie & werking van het team
Je organiseert de team meetings, stelt de agenda op en notuleert
Je organiseert de team buildingmomenten
Je staat in voor de catering van het team tijdens de festivalperiode
Je bereidt een aantal zaken voor op vlak van human resources
Je plant functioneringsgesprekken in
Je volgt vacatures op: je plant sollicitatiegesprekken met kandidaten
Je springt bij waar nodig rond personeelsadministratie
Je bereidt de onboarding van nieuwe medewerkers voor
Je bent verantwoordelijk voor de kantoororganisatie
Je zorgt voor bestellingen van materiaal
Je zorgt voor een net kantoor
Je volgt mogelijks ook de herinrichting van de keuken, schilderen van de kantoormuren op
profiel kandidaat
Je bent op zoek naar een boeiende eerste of nieuwe werkervaring.
Je bent administratief onderlegd, werkt nauwkeurig en gestructureerd.
Je schakelt vlot tussen verschillende taken en behoudt het overzicht.
Je hebt oog voor detail en werkt taken steeds tot in de puntjes af.
Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.
Je werkt proactief en oplossingsgericht en streeft steeds naar verbetering en efficiëntie.
Je bent empathisch en hands-on.
Je kan vlot overweg met Office 365. Een basiskennis van Canva is een plus.
Engels kunnen spreken en schrijven is een troef.
Een rijbewijs hebben is een troef.
Een affiniteit hebben met de culturele sector is een troef.
aanbod
Een unieke kans om de werking van een festivalorganisatie te leren kennen.
Je komt terecht in een warm en gedreven team waarin open communicatie, passie voor het vak en vertrouwen centraal staan.
Leer van ervaren professionals die jou begeleiden en jou geleidelijk aan meer verantwoordelijkheden geven.
Afwisselend en hands-on takenpakket.
Beschikbaarheid: het is belangrijk dat je de volledige festivalperiode, inclusief weekenddagen, beschikbaar bent.
STROOM: donderdag 18 tot en met zondag 28 juni 2026
Gent Festival: het weekend van 12 en 13 september
Vergoeding: 1075€ netto per maand via een BIS-stageovereenkomst – combineerbaar met een werkloosheidsuitkering indien van toepassing.
Een BIS-stage is de perfecte kans om ervaring op te doen in een sector die je nog niet kent of waar je graag ervaring wilt opdoen. Sta je aan het begin van je carrière of ben je klaar voor iets nieuws? Na deze bezoldigde stage ben je helemaal klaar om met een mooie werkervaring op jouw cv in de culturele en/of evenementensector aan de slag te gaan.
wijze van solliciteren
Stuur je cv en motivatiebrief naar Sophie Detremmerie en Jan Van den Bossche via en met vermelding
'vacature directie-assistent', voor zondag 22 februari 2026.
Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden ongeacht leeftijd, geslacht, geaardheid, geloof, afkomst of beperking.
Kom je tijdens een sollicitatie in aanraking met discriminatie?
Er zijn verschillende mogelijkheden om een melding te doen. Allereerst kun je terecht bij Unia. Bij discriminatie op basis van geslacht kun je ook contact opnemen met het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen.
Afhankelijk van de locatie van de werkgever zijn er nog andere opties: je kunt een klacht indienen bij het Meldpunt discriminatie op het werk of het Vlaams Mensenrechteninstituut (voor het Vlaams Gewest), of bij Actiris of de Gewestelijke Werkgelegenheidsinspectie (voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest).