Functieomschrijving
Als Purchase & Hospitality Officer ondersteun je het volledige inkoopproces en zorg je voor een vlotte administratieve opvolging. Je verwerkt bestellingen nauwkeurig, bewaakt de correcte documentatie en onderhoudt contacten met leveranciers en interne afdelingen. Administratieve precisie, opvolging en structuur staan centraal in deze functie.
Naast aankoopondersteuning neem je ook een belangrijke hospitality- en facilitaire rol op binnen de organisatie. Je zorgt voor een aangename en goed georganiseerde werkomgeving en ondersteunt interne en externe contacten.
Je werkt nauw samen met de Procurement Manager en verschillende interne diensten zoals logistiek, commerciële binnendienst en magazijn.
Hoofdtaken en verantwoordelijkheden
1. Purchase (Inkoop)
2. Opmaken en verwerken van inkooporders
3. Afroepen van bestellingen in functie van productiebehoeften
4. Controleren van facturatie van grondstoffen
5. Registreren en opvolgen van klachten rond grondstoffen
6. Klassement en beheer van transport-, expeditie- en warehouse-documenten
7. Ondersteunen van het aankoopproces rond ISCC+ certificaten samen met de Procurement Manager
8. Hospitality & Facilitaire ondersteuning
9. Ondersteunen van het automatische registratieproces
10. Faciliteren van interne en externe meetings (onthaal bezoekers, bestellen van broodjes, …)
11. Bestellen en opvolgen van personeelsvoorzieningen (koffie, fruit, soep, …)
12. Ontvangen, sorteren en verdelen van de post
Vereisten
13. Bachelor denkniveau of gelijkwaardig door ervaring
14. Ervaring in een administratieve aankoop-, logistieke of ondersteunende functie is een plus
15. Kennis & vaardigheden
16. Ervaring met een ERP-systeem
17. Basiskennis van transportdocumenten en expeditieprocessen
18. Inzicht in landspecifieke expeditie-informatie
19. Basiskennis van accijnsboekhouding is een plus
20. Goede kennis van Microsoft Office
21. Vlotte communicatie in Nederlands en Engels
22. Je bent leergierig en gemotiveerd
23. Sterk organisatorisch en gestructureerd
24. Nauwkeurig en detailgericht
25. Probleemoplossend en resultaatgericht
26. Relatiegericht, vriendelijk en behulpzaam
27. Flexibel en stressbestendig
Talen
Je hebt een perfecte kennis van het Nederlands
Je hebt een perfecte kennis van het Engels
Aanbod
28. Een afwisselende functie met zowel administratieve als facilitaire verantwoordelijkheden
29. Nauwe samenwerking met verschillende interne afdelingen
30. Een voltijdse functie binnen een stabiele organisatie
31. Marktconform loonpakket in functie van ervaring
32. Extralegale voordelen (afhankelijk van het bedrijf)
33. Interne opleiding en begeleiding
34. Aangename en collegiale werksfeer
35. Werkplek binnen een professioneel team