Function
En tant qu’Assistant.e Administratif.ve, vous apportez un appui administratif essentiel aux services techniques en assurant la fluidité des processus d’achat, des commandes, de gestion documentaire et de coordination avec les prestataires/services de l’entreprise. Vous contribuez activement au bon fonctionnement opérationnel du département.
Plus précisément, vous :
1. Assurez le suivi des demandes d’achat (matériel, chantier, fournitures, consultances) dans le système ERP (SAP), et ce, conformément aux procédures d’achat : réception, prise d’informations auprès des demandeurs, demandes de prix auprès des fournisseurs, encodage, contrôle du processus électronique d’approbation, réception du matériel et des prestations ;
2. Traitez les réclamations liées aux commandes d’achat ;
3. Suivez et contrôlez les factures sur base des bons de commande et fournissez les explications au service Finances le cas échéant ;
4. Assurez, en collaboration avec les différents responsables des services techniques, le suivi budgétaire des contrats de maintenance pour les prestataires extérieurs ;
5. Assurez, dans les délais, les démarches administratives nécessaires à l’obtention de l’accès au site/attestation/habilitation de sécurité des prestataires externes : préparation et contrôle des documents destinés au service RH, explications sur les obligations légales aux prestataires externes, collaboration et suivi avec les services concernés ;
6. Assurez des tâches de secrétariat et de coordination pour les services techniques : organisation des réunions, rédaction de rapports si nécessaire, support à l’organisation de formations, organisation et tenue de l’archivage ;
7. Réalisez du reporting et des statistiques à la demande de la hiérarchie ;
8. Gérez le changement des dosimètres légaux pour le service technique.
Vous rapportez au Responsable des Services Techniques.
profile
9. Titulaire d’une formation de niveau bachelor, idéalement en secrétariat de direction, vous avez une expérience de minimum 3 ans dans un rôle d’assistance administrative ou de secrétariat en entreprise ;
10. Vous avez une très bonne connaissance de la suite MS Office (Outlook, Word, Excel, Powepoint) et une expérience avérée avec un ERP, idéalement SAP ;
11. Vous maitrisez la langue française et avez une bonne capacité rédactionnelle ;
12. Doté.e d’un sens aigu de l’organisation et de planification du travail, vous avez également une bonne capacité d’analyse et de synthèse ;
13. Ayant une bonne capacité d’adaptation, vous faites face aux imprévus et urgences avec sang-froid et savez gérer les priorités.
Offer
14. Une fonction diversifiée incluant des responsabilités et des projets intéressants ;
15. Des défis professionnels et humains enrichissants ;
16. L’opportunité d’intégrer une structure industrielle renommée et innovante ;
17. Un salaire attractif assorti d'avantages extra-légaux, en ligne avec votre expérience.