Pilotage institutionnel et stratégique
Établir, mettre en œuvre et assurer le suivi du projet d’institution.
Organiser le fonctionnement quotidien de l’ASBL.
Garantir la pérennité de l’ASBL et sa visibilité auprès des partenaires et du public.
Participer à la définition de la gestion des ressources humaines.
Élaborer les profils de fonction (en concertation avec le staff) et les profils de compétences (en concertation avec la responsable (psycho)pédagogique) et en contrôler la bonne exécution.
Rédiger le rapport d’activités annuel.
Animation des réunions du staff de direction (organisationnel et comptabilité) avec prise en charge du suivi opérationnel des décisions, actions et dossiers à traiter.
Gestion du personnel
Réaliser des gardes de coordination durant les stages afin d’assurer le suivi et la gestion des imprévus
Définir les montants de rémunération dans les limites budgétaires approuvées par l’Assemblée Générale et l’Organe d’Administration.
Rédiger les offres d’emploi, organiser et suivre les procédures de recrutement, en concertation avec le staff.
Assurer les entretiens d’embauche et de fonctionnement (en concertation avec le staff)
Assurer les entretiens de progrès avec les travailleurs
Accueillir les nouveaux travailleurs.
Répondre aux questions administratives du personnel.
Assurer les rappels au cadre en cas de manquements professionnels.
Veiller à la bonne application du règlement de travail et veiller au respect du cadre institutionnel.
Organiser et animer les réunions de concertation avec les représentants des employés.
Gérer les congés, les présences et les heures supplémentaires du personnel administratif (hors cellule achats).
Superviser les frais de mission du personnel administratif (hors cellule achats).
Gestion financière
Veiller à la santé financière de l’institution.
Gérer la carte bancaire de l’ASBL.
Contrôler les recettes et les dépenses.
Disposer de la signature sur les comptes et effectuer les opérations courantes dans les limites fixées par les statuts.
Instruire les dossiers de marchés publics et appels d’offres.
Conclure les contrats d’assurance et les conventions nécessaires à l’exploitation et à l’organisation des bâtiments.
Gérer le timing et le suivi des dossiers de demandes de subsides.
Participer aux décisions administratives relatives au travail quotidien de l’équipe administrative.
Représentation et communication
Représenter l’ASBL auprès des administrations publiques, des directions d’écoles, des partenaires privés et des instances locales.
Participer à des réunions externes (culturelles, sociales, scolaires, pouvoirs publics).
Assurer la communication autour des projets et activités.
Concevoir et mettre en œuvre, en concertation avec le graphiste et la responsable de l’accompagnement des équipes, du fonctionnement interne et de la formation continue les actions et supports de communication visant à faire connaître l’ASBL.
Prospecter des sponsors privés.
Pilotage de nouveaux projets et initiatives, issus de demandes extérieures ou d’opportunités de développement, en assurant leur intégration cohérente dans le fonctionnement de l’établissement.
Animation et coordination interne
Participer et animer les réunions du staff de direction, des équipes et les réunions organisationnelles/institutionnelles.
Rédiger les procès-verbaux des réunions.
Créer et animer des groupes de travail.
Contribuer aux échanges avec les partenaires.
Réaliser des visites de terrain.
Être la personne de contact en cas d’alarme ou de panne.
Gérer les publications légales.
Lecture et validation des rapports et plans d’action annuel de l’ONE
Gestion administrative et réglementaire
Assurer le respect de la réglementation en vigueur
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