Du poste
La Résidence Naïs recherche une secrétaire médicale rigoureuse, organisée et bienveillante pour rejoindre son équipe.
Vous jouerez un rôle central dans la gestion administrative et médicale des résidents, en assurant un accueil de qualité et une coordination fluide entre les familles, le personnel soignant et la direction.
Vos principales missions
1. Accueil et gestion administrative des résidents
2. Accueillir les nouveaux résidents et leurs familles.
3. Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs et médicaux (identité, mutuelle, médecin traitant, antécédents, etc.).
4. Assurer la signature et la conformité des documents (contrat de séjour, consentements, fiche médicale).
5. Encoder les données dans les logiciels de gestion ( Hygie ou équivalents).
6. Accueil téléphonique et gestion du courrier
7. Réceptionner et filtrer les appels entrants.
8. Gérer la correspondance (emails, courriers) et transmettre les messages.
9. Accueillir les visiteurs, familles et prestataires externes (médecins, kinés, infirmiers, etc.).
10. Gestion des rendez-vous et coordination médicale
11. Planifier les consultations et interventions médicales.
12. Organiser les transports médicaux (ambulances, transport, Pmr).
13. Assurer la liaison entre le personnel médical, les infirmiers et la direction.
14. Mettre à jour les plannings et disponibilités.
15. Gestion des dossiers médicaux et facturation
16. Classer et archiver les documents médicaux.
17. Encoder les prestations pour la facturation à l'INAMI ou aux mutuelles.
18. Vérifier les remboursements et attestations médicales.
19. Suivre la facturation des résidents.
20. Soutien au personnel soignant et à la direction
21. Préparer les réunions d'équipe et rédiger les comptes rendus.
22. Participer à la gestion du stock médical et à la mise à jour des tableaux de bord.
23. Collaborer sur les dossiers de conformité (AFMPS, SPF Santé Publique, inspections, etc.).
24. Respect de la confidentialité et des normes
25. Garantir le respect du RGPD et la confidentialité des données.
26. Veiller à la conformité des procédures selon les normes légales et médicales.
Profil recherché
* Excellente maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, logiciels médicaux).
* Bonnes compétences en communication écrite et orale.
* Organisation, rigueur et discrétion indispensables.
* Connaissance du système de santé belge (mutuelles, INAMI).
* Expérience en secrétariat médical ou dans le secteur des soins : atout majeur.
Type d'emploi : Temps partiel, CDD
Durée du contrat : 3 mois
Nombre d'heures : 20 par semaine
Lieu du poste : En présentiel