Jobinhoud
De functie van strategisch attaché bestaat uit de ondersteuning van het strategisch beheer van het Agentschap en de algemene ondersteuning binnen de directie Strategie en Organisatie.
Als strategisch attaché help je het Agentschap bij het formuleren, naleven en uitvoeren van de strategische visie van het Agentschap. Je speelt een sleutelrol in het beheer van de vergaderingen van het Directiecomité en het strategisch Comité, in nauwe samenwerking met de PMO's en de leden van het Directiecomité.
Je bent onder meer verantwoordelijk voor de volgende taken:
1. Het managementplan schrijven en aanpassen in overleg met de leden van het directiecomité.
2. De bijdragen van het Agentschap voorbereiden voor de beleidsnota van de Minister.
3. Een jaarlijks overzicht van de belangrijkste resultaten opstellen in een strategisch verslag, met de lessen die daaruit kunnen worden getrokken en de uitdagingen die de komende jaren nog moeten worden aangepakt.
4. Samenwerken met andere PMO's om een projectmethodologie te definiëren en deze binnen het Agentschap te implementeren.
5. De dossiers analyseren die aan het Directiecomité worden voorgelegd, vergaderingen organiseren met de PMO's van andere directies om nuttige informatie te verzamelen en inhoudelijke adviezen te formuleren.
6. Verschillende overlegmomenten van het Directiecomité voorbereiden en organiseren en hier ook aan deelnemen.
7. Toezien op de opvolging en uitvoering van de strategische beslissingen.
8. Het Agentschap bewustmaken van de veranderingsinitiatieven om zo de uitvoering van het veranderingsproces te vergemakkelijken en de projectactiviteiten binnen het Agentschap aan te sturen.
Als projectmanagement officer ondersteun je de directeur Strategie en Organisatie. Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van de S&O-projecten en het operationele plan van de directie en je overlegt hierover regelmatig met alle diensten. Je speelt een cruciale rol in de coördinatie van de dagelijkse werkzaamheden van de directie en doet daartoe voorstellen om de samenwerking tussen de diensten te verbeteren.
Je voert onder meer de volgende taken uit:
9. De directeur ondersteunen en adviseren bij de uitvoering van zijn taken.
10. Het operationele plan van de directie S&O schrijven en aanpassen.
11. Een transversale visie aanreiken en rekening houden met de onderlinge afhankelijkheden tussen de projecten.
12. De directeur Strategie & Organisatie adviseren over de aanpassing en/of evaluatie van de operationele plannen van de directie.
13. Voorstellen formuleren om de samenwerking tussen de diensten te verbeteren.
14. De diensten van S&O helpen bij het opstellen van de nota's voor het Directiecomité.
15. Projectleiders ondersteunen en adviseren over de acties die nodig zijn voor een efficiënt projectbeheer & de documenten hiervoor aanleveren (voortgangsrapporten, voorstellen, presentaties, enz.).
16. Strategische en uitgebreide stafvergaderingen voorbereiden en organiseren.