1. Je hebt bij voorkeur een professionele Bachelor of je hebt gelijkwaardige ervaring.
2. Je hebt een goede probleemoplossende ingesteldheid en je bent flexibel. Occasioneel bijspringen op andere domeinen (bv: onthaal, events of andere onverwachte vragen) schrikt je dan ook niet af.
3. Je weet discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie.
4. Je kunt je zowel mondeling als schriftelijk vlot uitdrukken in het Nederlands en in het Engels.
5. Je kunt vlot werken met MS Office software zoals Word en Excel.
6. Je kunt goed overweg met sociale media en bent bereid je hier professioneel in te bekwamen.
7. Je kunt zelfstandig werken maar bent ook een teamspeler. Je bent stressbestendig.
8. Je hebt een positieve ingesteldheid en een pro-actieve klantgerichte houding die steeds vertrekt van wat het departement nodig heeft. Dit vergt dat je af en toe ruimer denkt dan je takenpakket.
De functiehouder maakt deel uit van het administratieve ondersteunende team, aangestuurd door de departementaal beheerder. Het team bestaat uit een vijftiental collega’s die nauw samenwerken. Je werkt in een sterk geïnternationaliseerde context. Je verzorgt samen met een paar directe collega’s de administratieve ondersteuning van een opleidingsprogramma, je staat de programmadirecteur bij en je neemt onderwijsgerichte PR-taken op. Je neemt onder andere de volgende taken op:
9. Je werkt actief samen met de collega’s administratief medewerkers om expertise te delen, processen en de werking te verbeteren en een ononderbroken dienstverlening te garanderen.
10. Je ondersteunt de organisatie van de lesopdrachten en de studentenadministratie.
11. Je verzorgt de voorbereiding en de verslaggeving van een permanente onderwijscommissie (POC).
12. Je bereidt individuele studieprogramma’s voor en keurt deze ook goed.
13. Je staat in voor het reserveren van lokalen en het plannen van uurroosters. Je onderhoudt de programmaspecifieke Toledo-pagina en coördineert het vak masterproeven.
14. Je plant bedrijfsbezoeken en organiseert stages.
15. Je bent intern aanspreekpunt voor studenten en docenten. Je bent interface met de centrale onderwijsdiensten en de faculteit ingenieurswetenschappen.
16. Je organiseert, samen met collega’s, onderwijs- en studentenevents als bijvoorbeeld de infodagen, demodagen en welkommeetings. Soms komt hier avond- of weekendwerk bij kijken.
17. Je neemt onderwijsondersteunende PR-taken op als bijvoorbeeld het organiseren van infodagen, het onderhouden van een onderwijswebsite, het opzetten en opvolgen van wervende campagnes met behulp van sociale media.
Het Departement Werktuigkunde telt een 35-tal professoren en ongeveer 350 wetenschappelijke medewerkers. Samen verrichten zij dagelijks toonaangevend onderzoek met internationale erkenning, verzorgen zij kwalitatief hoogstaand onderwijs en verlenen zij maatschappelijk relevante dienstverlening. Werktuigkunde is één van de oudste ingenieursdisciplines maar is levendiger dan ooit. Het departement creëert mee de toekomst die gekenmerkt is door tal van complexe en multidisciplinaire uitdagingen. Kritische bijdragen worden geleverd aan duurzame en innovatieve oplossingen op het vlak van bij voorbeeld machinebouw, productietechnieken, energiebevoorrading, mobiliteits- en logistieke vraagstukken, de vergrijzing en algemene welzijnsvragen. Getuige van het succes zijn meerdere spin-offs met wereldreputatie. Het departement wordt ondersteund door een administratief team waarbinnen jij een van onze administratieve specialisten wordt.
Wij beogen een voltijdse aanstelling met contract van bepaalde duur (1 jaar), met mogelijkheid op verlenging. Ook een tewerkstelling aan 80% is bespreekbaar. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.
De KU Leuven biedt een aantrekkelijk voordelenpakket, waaronder een gratis groepsverzekering voor extra pensioenvoordelen, een royale verlofregeling van 32+ dagen, ecocheques, gratis gebruik van het openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, een bedrijfsfiets, een eindejaarspremie, vakantiegeld en toegang tot exclusieve kortingen bij een aantal retailers.