GALERE LUX souhaite engager un(e) (h/f) Assistant(e) de Direction :
En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous êtes en charge des tâches suivantes :
1. Traitement et diffusion de l'information : filtrer et traiter les communications téléphoniques, les courriers et les mails de manière à assurer une circulation et compréhension optimale des informations entre la Direction, le personnel et/ou les relations externes.
2. Gestion de documents : rédiger, dactylographier, synthétiser, mettre en page, traduire et diffuser les différents documents, réaliser des tableaux de statistiques et des tableaux de bord administratifs (tableaux Excel, rapports Word, présentations PowerPoint, etc.), préparation de dossiers divers, gestion des attestations (initiales, renouvellements, …), des documents de fin de chantiers.
3. Gérer l'agenda du Directeur Général et de son équipe : rendez-vous, convocations, ..., organiser les réunions (réservation, intendance, dossiers et documentation, accueil visiteurs, ...). Prise de notes et rédaction des procès-verbaux de réunion.
4. Classer et archiver l'ensemble des documents (papier et électronique) du bureau ou des services. Apporter un support administratif au Directeur Général ainsi qu'aux autres services si nécessaire.
5. Organisation d'événements pour la Direction, les équipes et/ou la totalité du personnel selon les circonstances : proposition d'activité(s), réservation(s), communication, invitations, débriefing.
6. Communication interne / externe : collaboration avec l'équipe marketing et communication de Galère pour les mises à jour d'informations internes – liste téléphone, calendrier, contacts … - et annonces internes ou externes, relais en interne des demandes issues de Galère et/ou du Groupe. Gestion sponsoring et publicités.
7. Collaboration avec les équipes internes : gestion ou participation à la gestion de projets pour mise en place de process, procédures, documents, … internes selon les demandes, en collaboration avec les équipes Comptabilité, RH, Etudes, QHSE, Production, Admin, Achats, Contrôle de gestion, … de Galère Lux et/ou d'autres entités du Groupe.
8. Gestion courante du bureau : commandes de matériel de bureau, gestion du courrier entrant, gestion des salles de réunion partagées, imprimés internes (agendas, cartes visite, …).
Votre PROFIL :
De formation supérieure en secrétariat, vous disposez d'une première expérience dans une fonction d'Assistant(e) de Direction. Vous faites preuve d'excellentes capacités de rédaction et de synthèse, vous avez un bon sens des priorités et un excellent relationnel. Vous faites preuve d'une grande discrétion. Vous travaillez avec rigueur et avez un grand sens des responsabilités.
Vous avez une connaissance approfondie de MS-Office et maîtrisez l'allemand aussi bien à l'écrit qu'à l'oral, la maîtrise du luxembourgeois est un atout, toute autre langue étrangère est bienvenue. Une maîtrise parfaite du français à l'oral comme à l'écrit est indispensable.
Toute connaissance ou expérience du monde de la construction au Luxembourg constitue un atout.
Notre OFFRE :
un salaire attractif et des avantages extra-légaux, des opportunités de formation continue interne/externe, une fonction polyvalente au sein d'un environnement dynamique de travail et d'une entreprise attentive à l'humain.