Description de fonction – Assistant ou Assistante administrative - Statut ACS requis
Mission principale :
Assurer le bon fonctionnement administratif et logistique de l'association, en apportant un soutien efficace à la Direction, au Conseil d'Administration et aux Equipes locales. L'assistante administrative veille à la gestion des communications, des dossiers, des finances courantes et au suivi des activités internes et externes.
Plus d'informations : tél : 02/ email :
Responsabilités et tâches principales :
1. Accueil et communication
* Assurer le suivi des mails et appels téléphoniques de l'association (accueil, messagerie, orientation des demandes).
* Répondre aux sollicitations des personnes en difficulté et les orienter vers les services ou interlocuteurs adéquats.
* Participer à la diffusion d'informations internes et externes (notes, correspondances, rapports, procès-verbaux, bulletins, etc.).
2. Gestion administrative
* Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents administratifs (rapports, procès-verbaux, bulletins d'information, convocations…).
* Classer et archiver les documents (procès-verbaux, lettres entrantes et sortantes, dossiers divers).
* Gérer le dossier « Membres » : suivi des adhésions, appels à cotisations et encodage des paiements.
* Organiser la réservation des locaux pour les réunions du Conseil d'Administration et l'Assemblée Générale.
* Collecter les rapports des équipes en fin d'année pour l'élaboration du rapport d'activités annuel.
3. Suivi comptable et financier
* Encoder les dons dans le logiciel
Infodons
, préparer les attestations fiscales et les appels de fonds.
* Suivre les factures et les introduire dans le logiciel
Winbook
, préparer les paiements à valider par le Conseil d'Administration.
* Participer au suivi budgétaire, effectuer des recherches bancaires et collaborer régulièrement avec la fiduciaire.
* Gérer les demandes de garanties locatives : collecte de documents, transmission au responsable, encodage des remboursements dans les tableaux Excel.
4. Ressources humaines
* Encoder les prestations du personnel et transmettre les informations au secrétariat social.
* Imprimer les documents de paie (fiches de paie, ONSS, précompte professionnel).
5. Support aux activités et à la communication
* Participer à la préparation logistique et administrative des évènements de l'association.
* Mettre à jour le site Internet et les supports de communication (bulletin, e-bulletin, etc.).
* Gérer les commandes et le stock des fournitures de bureau.
6. Soutien aux équipes et au Conseil d'Administration
* Accompagner, à la demande d'un membre du CA, les visites auprès des équipes locales pour mettre à jour leurs activités et besoins.
* Assurer la transmission des informations entre les équipes, la direction et le CA.
Compétences requises :
* Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels de gestion).
* Excellente maîtrise du français.
* Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
* Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
* Bonnes capacités de communication écrite et orale.
* Discrétion, sens du service et esprit d'équipe.
Profil recherché :
* Statut ACS requis
* Diplôme de niveau secondaire supérieur ou supérieur en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.
* Expérience souhaitée dans une fonction administrative, idéalement dans le secteur associatif.