Facilité et Organisation
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Le poste d'Assistant(e) au Directeur du Bâtiment offre la possibilité de travailler dans un environnement dynamique et collégial, en tant que pilier essentiel au bon fonctionnement du site.
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L'assistant(e) aura pour mission de coordonner avec la direction du bâtiment les divers chantiers, en tenant compte de l'occupation du bâtiment pour les évènements. Il/elle devra également assurer le contact avec les techniciens et partenaires externes pour les commandes de matériel, gérer les sinistres avec les assurances, suivre et adapter les contrats-cadres avec l'aval de la direction générale, élaborer ou adapter les procédures en fonction des instructions du directeur du bâtiment.
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En outre, l'assistant(e) aura pour responsabilité d'assister à la préparation des budgets, de la gestion des commandes et du suivi des dépenses liées à la maintenance et à la gestion des installations. Il/elle sera chargé(e) de la gestion des agendas, de l'organisation des réunions, de la rédaction des comptes-rendus et de l'assurance du suivi des actions.
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Ce poste est idéal pour les personnes ayant une expérience en tant qu'assistant(e) exécutive ou en tant que facilité assistant, avec une bonne connaissance du français, du néerlandais et de l'anglais. L'excellente organisation et gestion des priorités sont également essentielles pour ce poste.
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Missions Principales :
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* Coordination avec la direction du bâtiment des divers chantiers en tenant compte de l’occupation du bâtiment pour les événements;
* Contact avec les techniciens et partenaires externes pour les commandes de matériel;
* Gestion des sinistres avec les assurances;
* Suivi et adaptations des contrats-cadres avec l’aval de la direction générale;
* Elaboration/adaptation des procédures en fonction des instructions du directeur du bâtiment;
* Assister à la préparation des budgets, à la gestion des commandes et au suivi des dépenses liées à la maintenance et à la gestion des installations;
* Gestion des agendas, organisation des réunions, rédaction des comptes-rendus et assurance du suivi des actions.
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Tâches ponctuelles :
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* Assister la direction générale dans la gestion d’agendas, réservations lors des déplacements, préparation des réunions internes;
* Gestion des achats de fournitures de bureau.
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Profil requis :
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* Bachelier en gestion administrative, secrétariat de direction;
* Minimum 10 ans d’expérience en tant qu’« executive assistant » ou « facility assistant », idéalement dans le secteur de l’événementiel ou de la gestion d’infrastructures;
* Parfaite maîtrise du français avec une bonne connaissance du néerlandais et de l’anglais;
* Excellente organisation et gestion des priorités;
* Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Excel avancé, etc.)
* Sens du service, autonomie et capacité à travailler en équipe;
* Discrétion et rigueur;
* Aisance relationnelle, capacité à gérer des interlocuteurs divers (clients, fournisseurs, équipes internes).
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Avantages :
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* Un poste varié et intéressant dans un environnement dynamique et très collégial ;
* Un contrat à durée indéterminée ;
* Chèques-repas ;
* Assurances hospitalisation, ambulatoire et collective ;
* 13e mois ;
* Remboursement à 100% des frais de transport en commun ;
* Un congé entre Noël et Nouvel An.