De Missie
De hoofdmissie van de Management Assistant bestaat erin het dagelijks beheer van het directiecomitélid (ComEx) en het HR-team te optimaliseren, zodat zij zich kunnen concentreren op hun strategische prioriteiten en besluitvorming. De Management Assistant ComEx organiseert, coördineert en voert diverse (administratieve) taken uit binnen 3 hoofddomeinen:
* Administratief en organisatorisch beheer
* Communicatie en informatie
* Support en coördinatie
Verantwoordelijkheden
1. Administratief en organisatorisch beheer
* Beheer van complexe agenda's, inplannen van afspraken en prioriteiten stellen.
* Logistieke organisatie: plannen van verplaatsingen en de logistieke kant van vergaderingen en evenementen.
* Voorbereiden en controleren van de agenda met betrekking tot vergaderingen en afspraken.
* Ondersteuning van andere ComEx-leden op het vlak van samenwerking en bijstand aan andere management assistants.
* Het werk van het team vergemakkelijken door te zorgen voor een vlotte en efficiënte administratieve, organisatorische en logistieke opvolging.
* Organisatie van evenementen: coördineren van directieseminaries, raad van bestuur of algemene vergaderingen.
2. Communicatie en informatie
* Opstellen van dragers, notuleren en schrijven van verslagen waar nodig.
* Opvolging van dossiers en deadlines.
* Filteren van oproepen en onthaal.
* Fungeren als aanspreekpunt voor andere ComEx-leden, externe partners en medewerkers.
* Beheren van oproepen, e-mails en verzoeken om enkel de dringende en relevante dossiers door te sturen (volgens de delegatie van het ComEx-lid).
* Eigen onafhankelijk oordeel gebruiken met betrekking tot reële of potentiële problemen en deze op eigen initiatief voorleggen aan de directie met suggesties voor actie.
* Interne communicatie faciliteren.
3. Support en coördinatie
* Informatiebewaking: proactief verzamelen en synthetiseren van relevante informatie en data. Dossiers voorbereiden.
* Beheer van specifieke projecten.
* Ondersteuning bieden bij presentaties.
* Procesondersteuning: uitvoeren of initiëren van administratieve praktijken en procedures. Voorstellen doen tot vereenvoudiging.
* Vertalen van diverse documenten.
* Beheren van diverse administratieve processen.
* Beheren en opvolgen van facturatie (One Buy / Ariba) en andere processen, rapportering, …
* Discretie en vertrouwelijkheid: behandelen van gevoelige informatie met absolute discretie.
Samenwerking & Performance
* Bijdragen aan een positieve werksfeer door proactiviteit, een oplossingsgerichte geest en een constructieve mindset.
* Nauw samenwerken met verschillende stakeholders en als team fungeren met de andere management assistants.
* Helpen bij het optimaliseren van interne operaties.
* Een actieve ambassadeur zijn van Carrefour en collega's aanmoedigen dit ook te worden.
* Expertise, professionaliteit en klantgerichtheid ontwikkelen en de eigen ontwikkeling in handen nemen (technisch, Act For Change-competenties, digitaal, ...).
Profiel
Opleiding & Ervaring:
* Tweetalig FR/NL, Engels is een pluspunt.
Competenties:
* Moed & Initiatief: Proactief informatie zoeken, problemen identificeren en oplossingen voorstellen.
* Verantwoordelijkheid: Zorgen voor de correcte toepassing van procedures en verantwoordelijkheid nemen voor eigen acties.
* Probleemoplossing: Operationele ondersteuning bieden en onmiddellijke oplossingen vinden voor dringende zaken.
* Communicatie: Efficiënt in zowel mondelinge als schriftelijke communicatie.
* Planning: Beheer en planning van activiteiten (inclusief backtiming).
* Aanpassingsvermogen: Snel schakelen bij nieuwe werkmethode of onvoorziene omstandigheden; stressbestendig met respect voor deadlines.
* Analytisch vermogen: Structurele fouten kunnen detecteren en oplossen.
* Klantgerichtheid (Commitment): Elke interactie zien als een kans voor een positieve ervaring.
* Nauwkeurigheid: Oog voor detail en kwalitatieve uitvoering.
Aanbod
* Een voltijds contract van onbepaalde duur (CDI).
* Een marktconform salaris en interessante extralegale voordelen:
o bedrijfswagen of mobiliteitsbudget
o smartphone en abonnement
o maaltijdcheques
o kortingen op je boodschappen bij Carrefour
o cafetariaplan en cadeaucheques
o groeps- en hospitalisatieverzekering
o fietsleasing (na 1 jaar dienst)
o kortingen en voordelen op vrijetijdsbesteding, enz.
* Smart Way of Working: flexibele werkuren en een goede balans tussen werk en privé.
* Opleidingen op maat en reële doorgroeimogelijkheden.
* Een boeiende functie bij een van de grootste Europese retailers.