L'UCLouvain recrute un·e Gestionnaire administratif·ve (F/H/X) des parcours doctoraux
Référence du poste : SF 38017
Publication interne et externe jusqu'au 05/11/2025
Pour l'Administration du Secteur des sciences et technologies (SST/AST)
Site principal : Louvain-la-Neuve
Contrat à temps partiel (50%), pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible
Fonction
Cette fonction s'exerce sous la responsabilité hiérarchique du ou de la Directeur·trice administratif·ve de secteur et fonctionnelle des président·es des commissions doctorales du secteur.
Dans ce cadre, le ou la titulaire sera amené·e à :
* Assurer le support à la gestion des parcours doctoraux de l'admission à la production du diplôme ;
* Assurer l'information et le conseil aux doctorant·es et aux promoteurs et promotrices de thèses ;
* Assurer la préparation et le secrétariat des réunions des commissions doctorales SST ;
* Assurer le suivi des dossiers et des décisions vis-à-vis des services centraux (ADRE, SIC, ADEF, rectorat, …) ;
* Participer aux réunions de coordination avec les autres gestionnaires des commissions doctorales de l'UCLouvain ;
* Produire des tableaux d'information et de synthèse à destination des commissions doctorales, des entités ou des autorités du secteur ;
* Contribuer à la mise à jour de la communication notamment via le portail ;
* Contribuer à l'élaboration et au suivi des conventions de cotutelles de thèses vis-à-vis des intervenant·es internes et des institutions partenaires ;
* Questionner et améliorer les procédures administratives ;
* Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
Cette description de fonction n'est pas exhaustive et est susceptible d'évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
* Diplôme de bachelier professionnalisant ou CESS avec expérience équivalente ;
* Aptitude au travail collaboratif et en réseau ;
* Adaptabilité et aptitude à la formation continue ;
* Excellente connaissance du français ;
* Très bonne connaissance de l'anglais écrit et parlé (min. B2) ;
* Sens de la planification et de l'organisation (anticipation, gestion des priorités, etc.) ;
* Capacité à traiter des informations multiples et faire des liens entre elles ;
* Capacité à concilier le sens du service avec la recherche de solutions et le maintien de certaines limites ;
* Résistance au stress en période de charge ;
* Aisance avec les outils informatiques classiques (suite office, mail, …) et spécifiques (EPC-OSIS, application de gestion des doctorats, …) ;
* Une connaissance de l'UCLouvain constitue un atout.
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.
Notre offre
* Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ;
* Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
* Assurance groupe, complément d'allocations familiales, allocation de fin d'année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
* Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l'enseignement ;
* L'opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
* La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
* Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
* Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.
L'UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l'égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l'égalité des chances.
Si, en raison d'un handicap, d'un trouble ou d'une maladie, vous souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de recrutement, merci de nous contacter à l'adresse jobs- Nous relayerons votre demande de manière confidentielle à la personne en charge de ces questions.
Les valeurs qui sous-tendent notre politique du personnel sont visibles en suivant ce lien :
Politique du personnel | UCLouvain
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