Le groupe RH français Synergie compte 600 bureaux dans 15 pays différents. S&You est une division spécialisée dans le recrutement, la sélection et la recherche par approche directe de profils cadres ou expérimentés.
Notre client est une entreprise majeur de l’entreposage frigorifique européen, spécialisée dans la logistique à température contrôlée pour des produits sensibles basée à Mouscron.
Afin de renforcer leur équipe, nous recrutons un Office Manager qui sera responsable de la coordination et de l'exécution d'un ensemble de tâches visant à soutenir le bon fonctionnement global du bureau et assurer le bon déroulement des opérations administratives de l'organisation.
Ce poste nécessite une combinaison de compétences en leadership, en organisation et en relations interpersonnelles.
Vos principales responsabilités entant que Office Manager seront:
--> La gestion administrative
* Superviser et gérer le personnel administratif & logistique
* Déléguer des tâches et des responsabilités à l'équipe tout en veillant à ce que le travail soit réparti de manière appropriée tout en respectant les délais.
* Maintenir un système de classement et de gestion des documents organisé pour une récupération d’informations facile et conforme.
--> Office
* S'assurer que l'environnement de bureau soit propre, organisé et équipé des fournitures nécessaires.
* Gérer les relations avec les fournisseurs et assurer la maintenance de l'équipement et d'autres services liés aux installations.
* Coordonner l'aménagement du bureau et l'utilisation de l'espace pour maximiser l'efficacité et le confort.
--> Leadership
* Établir clairement les priorités et impliquer les collaborateurs directs dans la définition des objectifs.
* Déléguer les responsabilités pour permettre aux collaborateurs directs de gérer efficacement leurs tâches et évaluer leurs performances et responsabilités.
* Favoriser une culture de sécurité, de travail d'équipe et d'amélioration continue au sein de l'équipe.
* Promouvoir la collaboration inter fonctionnelle entre les départements de l'entrepôt et administratifs.
--> Communication :
* Faciliter la communication efficace au sein du bureau et avec des parties externes telles que les clients, les fournisseurs et les parties prenantes.
* Rédiger, relire et éditer des documents officiels, des mémos et d'autres communications au besoin.
--> Gestion des horaires :
* Surveiller et mettre à jour le calendriers des congés afin d’ éviter les conflits de planification et assurer un fonctionnement fluide.
* Gérer la charge de travail en cas d'absences imprévues.
--> Gestion budgétaire et financière :
* Aider à la création et à la gestion du budget du bureau et réaliser le suivi des dépenses.
--> Assurer la qualité et la conformité
* Enquêter sur les plaintes des clients ou les problèmes de qualité des produits.
* Veiller à la conformité aux réglementations locales, étatiques et fédérales dans les opérations de l'entrepôt et du bureau.
* Se tenir au courant des principes de base de la qualité.
--> Ressources Humaines :
* Collaborer avec le service des ressources humaines pour l'intégration des nouveaux employés, la gestion des dossiers des employés et le respect des politiques de l'entreprise.
* En collaboration avec le site Manager ,assister au processus de recrutement en faisant part des besoins, en planifiant des entretiens et en coordonnant l'évaluation des candidats.
* Veiller à ce que les employés en poste et les nouveaux soient correctement formés, veillant à ce que les pratiques de travail du personnel soient conformes aux procédures de l'organisation en collaboration avec le parrain ou marraine.
--> Gestion des conflits :
* Aborder les problèmes opérationnels quotidiens et les défis qui peuvent survenir dans l'environnement de bureau.
* Remédier aux conflits et maintenir une atmosphère positive et harmonieuse entre les membres du personnel.
--> gestion des données :
* Compiler et analyser les données liées aux opérations de bureau, aux dépenses et aux indicateurs de performance.
Votre profil :
* Vous possédez un diplôme en administration des affaires ou en gestion.
* Vous possédez une expérience avérée en gestion de bureau, en rôles administratifs ou dans des postes connexes.
* Vous possédez une solides compétences en organisation, en gestion des tâches multiples et en gestion du temps.
* Vous avez d'excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
* Vous êtes familier avec les principes comptables de base et la gestion budgétaire.
* Vous avez des compétences en leadership pour gérer et motiver le personnel administratif.
* Vous êtes apte à résoudre les problèmes et savez vous adapter dans un environnement dynamique.
* Vous avez des connaissances approfondies du français et du l'anglais + une autre de langue.
Notre offre :
Nous vous proposons un contrat permanent à temps plein au sein d'une structure stratégique chez un acteur majeur de l’entreposage frigorifique européen. Vous recevrez un salaire correspondant à votre expérience, complété par des conditions extra-légales telles que les chèques repas, l'assurance hospitalisation et l'assurance groupe.