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Intitulé de la fonction
Assistant(e) administratif(ve) (H/F/X) remplacement -Perwez
Description de l'entreprise
Le Centre IFAPME Namur/Brabant wallon est une ASBL intégrée au réseau IFAPME, développant un large éventail de formations pour divers publics :
1. Des formations professionnelles en alternance en journée pour les jeunes dès 15 ans ;
2. Des formations pour adultes et travailleurs en reconversion qui s’organise en journée ou en soirée, le plus souvent en alternance ou via des stages en entreprises ;
Des formations continues qui permettent à chacun de s’adapter aux évolutions de sa propre profession ou de construire son projet professionnel.
Finalité
Activités et tâches :
L'assistante administratif assure les missions suivantes :
A\ Accueil et information
3. Assurer un accueil chaleureux et professionnel du public
4. Répondre aux demandes des apprenants, des formateurs, des partenaires, des collaborateurs via les différents canaux de communication (téléphone, mail, guichet d’accueil,…)
5. Participer activement aux différents évènements
B\ Inscrire les apprenants aux cours
6. Proposer la formation ou le stade de formation le plus approprié ;
7. Orienter, si nécessaire vers le service approprié ;
8. Informer des droits et devoirs de chaque apprenant ;
9. Vérifier les conditions d’admission ;
10. Encoder les inscriptions et récolter les preuves nécessaires ;
C\ Organiser les cours
11. Convoquer les apprenants aux cours ;
12. Contrôler les prises de présence;
13. Si nécessaire, modifier les horaires et en informer les apprenants et les formateurs ;
14. Dupliquer les supports de cours des formateurs.
D\ Gérer les dossiers formateurs
15. Préparer les contrats ;
16. Compléter les documents sociaux;
17. Encoder les dossiers formateurs et les remplacements formateurs dans la base de données ;
18. Transmettre les informations pour le paiement des formateurs (+frais de déplacements).
E\ Assurer la gestion administrative des dossiers des candidats
19. Suivre les présences (réaliser ou s’assurer de la prise des présences, contrôler les données et récolter les justificatifs d’absence);
20. Compléter les documents sociaux;
21. Communiquer régulièrement avec le service approprié au sujet des apprenants;
22. Archiver les dossiers des apprenants ;
23. Coordonner la délivrance des diplômes.
F\ Organiser les évaluations en cours ou en fin d’année
24. Encoder les points dans la base de données ;
25. Coordonner les examens pratiques (récolter et transmettre les TFE, convoquer le jury et les auditeurs, etc…;
26. Encoder le suivi des décisions des conseils de classe ;
27. Envoyer les avis de résultats de la 1ère et de la 2ème session ;
28. Classer les questionnaires et les copies d’examens ;
29. Elaborer les diplômes.
G\ Divers
30. Réaliser des rapports de réunion ;
31. Gestion de l’encodage des factures.
Compétences requises
Savoir-faire
32. Maitriser les outils bureautiques suivants : Excel, Word, Outlook ;
33. Savoir écrire sans faute et être capable de synthétiser rapidement l’information ;
34. Savoir prendre des notes et synthétiser l’information ;
35. Savoir assimiler un nombre important de notes d’instructions, de règlements et autres documents normatifs à appliquer.
Savoir être
36. Autonome ;
37. Orienté client ;
38. Être à l’aise au contact du public ;
39. Flexible ;
40. Avoir l’esprit d’équipe ;
41. Être organisé et rigoureux ;
42. Être polyvalent.
Profil
Profil
Avoir de l’expérience dans la gestion administrative. Un diplôme (Bac ou CESS) dans les métiers de l’administratif est un atout.
Qu'offrons nous :
43. Contrat de remplacement- disponible immédiatement ;
44. Chèque repas ;
45. Frais de transport ;
46. Horaire : 5 jour par semaine pour un total de 39 heures ;