* Encodage des bons de dépôts : suivi, contact avec les déposants (et clients), réception des informations et mise à jour dans le système informatique.
* Envoi des courrier (résultats de vente, catalogues, autres courriers) aux déposants.
* Encodage des ordres d'achat.
* Gestion de votre propre boite e-mail, et boite e-mail général.
* Gestion des abonnements aux catalogues.
* Inscriptions et désinscriptions des « newsletters » (e-mail et courrier postal).
* Envoi des factures d'achat après une vente (national et international, achat en direct ou par internet)
* Réception, préparation des informations nécessaires pour une future vente.
* Approbation des futurs acheteurs sur les plateformes partenaires et gestion des plafonds.
* Gestion des informations reçues des plateformes, contact si nécessaire pour le suivi de l'opération (et si problème). Contact avec la plateforme pour les nouveautés éventuelles et passation des nouveautés à l'équipe.
* Préparation du classement et archivage. Classement et archivage journalier, mensuel et annuel. - Réponses aux appels téléphoniques (réponse aux questions, transfert au poste concerné, prise de message, etc).
Gestion du répondeur téléphonique. - Remplacement ponctuel à la caisse pour les encaissements en espèces et carte de banque.
* Rédaction (envoi, correction, suivi) d'expertises établies par les experts. - Passation aux autres membres de l'équipe pour la facturation éventuelle.
* Communication des informations (orales, écrites) pour le suivi des dossiers avec les différents départements.
* Correction des informations du catalogue des ventes avant impression.
* Participation aux soirées de ventes (téléphone ou accueil). Aide éventuelle pour à l'équipe si nécessaire.
* Etablir tout affichage nécessaire pour promouvoir une future vente.
* Toutes tâches administratives demandées par la Direction.
Profil
Qualifications requises
* Trilingue: néeerlandais, français, anlgais.
* Vous êtes en possession d'un Bachelor/ Graduat en administration. Tout autre graduat ou cursus peut être pris en considération.
* Expérience de quelques années dans une fonction similaire est un atout.
* Capacité de travailler méthodiquement et d'exécuter l'ensemble des tâches dans les délais imposés.
* Capacité à hiérarchiser l'urgence des demandes.
* Capacités rédactionnelles.
* Excellente orthographe.
* Bonne maitrise des principaux outils Office (mail, Word, Excel) et Canva.
* Très bonne maîtrise en commincation, relations clients.
* Compétences en gestion de conflits.
* Aimer travailler en équipe et de manière autonome.
-Intérêt pour l'art est un atout.
Conditions
Type de contrat CDI - 38h / semaine
Régime temps plein
Veuillez introduire votre candidature par email
Poste à pourvoir dès septembre.
Functieomschrijving
* Invoer van depotbonnen: opvolging, contact met de deponenten (en klanten), ontvangst van informatie en actualisering in het computersysteem.
* Verzending van brieven (verkoopresultaten, catalogi, andere brieven) naar de deponenten.
* Invoer van aankooporders.
* Beheer van uw eigen mailbox én de algemene mailbox.
* Beheer van abonnementen op catalogi.
* In- en uitschrijvingen voor nieuwsbrieven (via e-mail en per post).
* Verzending van aankoopfacturen na een verkoop (nationaal en internationaal, directe aankoop of via internet).
* Ontvangst en voorbereiding van de nodige informatie voor een toekomstige verkoop.
* Goedkeuring van toekomstige kopers op partnerplatformen en beheer van limieten.
* Beheer van informatie afkomstig van platformen, contact opnemen indien nodig voor opvolging van de operatie (en bij problemen). Contact met het platform over eventuele nieuwigheden en doorgeven hiervan aan het team.
* Voorbereiding van klassement en archivering. Dagelijkse, maandelijkse en jaarlijkse klassementen en archivering.
* Beantwoorden van telefoongesprekken (vragen beantwoorden, doorverbinden met de juiste dienst, noteren van boodschappen, enz.).
* Beheer van het antwoordapparaat.
* Occasionele vervanging aan de kassa voor contante betalingen en betalingen met bankkaart.
* Redactie (versturen, corrigeren, opvolging) van expertiserapporten opgesteld door de experts.
* Doorgeven aan andere teamleden voor eventuele facturatie.
* Mondelinge en schriftelijke communicatie van informatie voor de opvolging van dossiers met verschillende afdelingen.
* Correctie van de verkoopcatalogus vóór druk.
* Deelname aan verkoopavonden (telefoon of onthaal). Indien nodig hulp aan het team.
* Opmaken van alle nodige affiches om een toekomstige verkoop te promoten.
* Alle administratieve taken die gevraagd worden door de directie.
ProfielVereiste kwalificaties
* Drietalig: Nederlands, Frans, Engels.
* In het bezit van een bachelor- of graduaatsdiploma in administratie. Elk ander diploma of opleiding kan in overweging worden genomen.
* Enkele jaren ervaring in een gelijkaardige functie is een troef.
* Vermogen om methodisch te werken en alle taken binnen de opgelegde termijnen uit te voeren.
* Vermogen om prioriteiten te stellen bij dringende verzoeken.
* Goede redactionele vaardigheden.
* Uitstekende spelling.
* Goede kennis van de belangrijkste Office-tools (mail, Word, Excel) en Canva.
* Zeer goede communicatievaardigheden en klantrelaties.
* Vaardigheden in conflictbeheer.
* Teamspeler en in staat om zelfstandig te werken.
* Interesse in kunst is een pluspunt.
Voorwaarden
* Contracttype: Vaste betrekking (CDI) – 38 uur per week
* Voltijdse functie
* Solliciteren via e-mail
* Functie beschikbaar vanaf september
Type d'emploi : Temps plein
Rémunération : à partir de 2 000,00€ par mois
Avantages :
* Éco-chèques
Lieu du poste : En présentiel