Functie
Doel
Je staat in voor het accuraat beheer van alle administratieve gegevens van de procedure en het verblijf van de bewoners in het opvangcentrum met als doel hierover goede informatie te verstrekken en de capaciteitsbenutting te optimaliseren.
Context
Grimbergen is een kleinschalig centrum (100p), een ruim deel van de bewoners heeft een medisch profiel. Het centrum telt 27 personeelsleden. Deze personeelsleden hebben zeer diverse profielen en staan in voor de goede werking van het centrum: maatschappelijk werkers, opvoeders, onthaalmedewerkers, verpleegkundigen, begeleiders…. Het opvangcentrum voorziet immers niet alleen in de dagelijkse basisbehoeften (zoals onderdak, voedsel en kledij), verzoekers om internationale bescherming krijgen ook sociale, juridische en medische bijstand. Bovendien organiseert het centrum verschillende activiteiten en opleidingen zodat de bewoners hun tijd nuttig kunnen besteden. Als adjunct werk je binnen de stafdienst. .
Inhoud
Je verzamelt, beheert en controleert gegevens over het verblijf en de procedurestand van de bewoners, je maakt gebruik van databases en werkt samen met interne en externe diensten.
Je staat in voor de archivering van documenten en dossiers, u vraagt informatie op bij en bezorgt ze aan interne en externe diensten.
Je beheert de instroom en uitstroom van bewoners op een ordelijke manier en beheert op een efficiënte manier de capaciteitsbezetting van het centrum.
Op vraag van de directie en externe partners maakt u analyses en doet u opzoekingen over de opvangcapaciteit van het centrum. Je maakt statistieken en rapporten.
Je beheert de gegevens met betrekking tot de NBMV en coördineert de transfers. Je neemt deel aan intern overleg en aan overleg met externe instanties.
Je staat in voor de dagelijkse postverwerking en bedeling van de tickets aan de bewoners
*Alle taken kunnen aangeleerd worden 'on the job'
Diploma en ervaring
Je bent houder van een bachelor/graduaat diploma, bij voorkeur in een administratieve of sociale richting.
Je hebt ervaring met het bemiddelen tussen verschillende personen of diensten.
Je hebt een eerste relevante professionele ervaring.
Technische competenties
Je hebt een goede basiskennis van MS Office: Word, Excel, Acces,…
Je hebt voeling met/interesse in het werken met een kwetsbare multiculturele doelgroep.
Algemene vaardigheden
INFORMATIE ANALYSEREN: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.
PROBLEMEN OPLOSSEN: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing.
OBJECTIEVEN BEHALEN : Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
ONDERSTEUNEN VANUIT EXPERTISE: Anderen begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.
Troeven
Je hebt kennis over plaatsenbeheer en/of logistiek beheer.
Je hebt een eerste relevante professionele ervaring in administratief beheer.
Je hebt kennis van het Engels en/of andere vreemde talen.
Aanbod
Type overeenkomst
Een deeltijds (70%) contract van onbepaalde duur.
Categorie A: Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.
Plaats van tewerkstelling
Opvangcentrum Grimbergen
Bergdal 16,
1853 Grimbergen
Loon
Je wordt aangeworven op het niveau B1 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het minimum maandsalaris bedraagt bruto bruto tussen € 2.913,67 en € 4.269,60 (startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van jouw nuttig geachte beroepservaring., Voordelen
26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).
Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.
Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.
Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.
Valorisatie van nuttige werkervaring.
Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).
Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.