Missions
Au sein du secrétariat de la Faculté de Médecine, vous aurez pour tâches principales :
• Accueillir les étudiants et visiteurs
• Gérer les appels téléphoniques entrants
• Gérer les e-mails et le courrier entrants : impression, scan, transfert et suivi (rappel aux personnes concernées, archivage)
• Gérer l’affichage pour les étudiants via valves papier et le bureau virtuel de l’étudiant (BVE)
• Mettre à jour les horaires de cours (semainiers)
• Gérer les locaux de la faculté via le logiciel institutionnel ADE, demandes aux appariteurs et suivi
• Rédiger ou préparer des projets de courriers/mails
• Répondre aux demandes de relevés de notes des étudiants
• Apporter une aide pour l’organisation logistique de réunions/cours/événements facultaires : réservation d’auditoires/salles, matériel, catering, parking
• Assurer la gestion des documents : scannage, impression, classement et archivage
• Réaliser, relire ou mettre en forme divers documents : courriers, tableaux, demandes de disponibilités, feuilles de route
• Suivre des étudiants inscrits dans le logiciel de l’UNamur
• Aider à la création des horaires de cours, d’examen et de travaux pratiques
• Assurer la gestion des fournitures et du matériel
• Suivre des examens écrits (listes de présence, réception des copies, envoi à la lecture optique, aide à la lecture optique …)
• Créer des modules de TP et inscription des étudiants
• Agir comme contact et support pour les enseignants extérieurs
• Gérer les volets diplômes et certificats médicaux (réception, vérification et suivi) en collaboration avec le Vice-Doyen
• Aider à l’organisation de divers événements facultaires (cérémonie de diplomation, Journées Portes Ouvertes, cours ouverts, Chaire Francqui …)
Profil
Diplôme
Vous êtes titulaire d’un baccalauréat/graduat en secrétariat/assistant de direction ou équivalent.
Expérience
Vous disposez d’une première expérience dans une fonction de secrétariat.
Compétences requises
Vous maîtrisez :
• Très bonne connaissance des outils informatiques de bureautique (Office 365, et principalement Word et Excel).
• Bonne maîtrise de la langue française (orale et écrite)
Vous disposez des compétences suivantes :
• Polyvalence, esprit d’initiative, rigueur
• Excellente structure et organisation
• Capacité de gestion du stress
• Capacité à faire preuve de collaboration et à travailler en équipe
• Faire preuve de flexibilité (y compris capacité d’apprentissage/d’intégration de nouvelles informations)
Atouts complémentaires
• Connaissance des procédures internes à l’Université de Namur
• Connaissances des législations en vigueur dans l’enseignement supérieur de la Communauté Française
• Bonne connaissance de l’anglais