Responsable des opérations – The POD
Poste : Responsable des opérations – The POD
Objectif : Assurer le pilotage opérationnel du hub numérique et la qualité de l'expérience membre
Type de contrat : Freelance
Temps de travail : 4 demi-jours par semaine (flexible)
Début de mission : à convenir
Lieu : Louvain-la-Neuve, principalement sur site
The POD
The POD est un hub numérique et entrepreneurial ancré dans le Brabant wallon, porté par des acteurs économiques locaux et inscrit dans la vision BW2030 ainsi que dans la stratégie wallonne de développement. Son ambition est de faire du territoire une véritable terre d'attractivité digitale pour les entreprises et les talents.
En s'appuyant sur le positionnement central du Brabant wallon, la dynamique de Louvain-la-Neuve et un écosystème qui concentre près de 40 % des start-ups digitales wallonnes, The POD connecte expertises, entreprises, centre de recherche et solutions concrètes autour de projets à impact et crée des ponts durables entre acteurs privés, académiques, publics et associatifs, au service d'une communauté tech crédible, engagée et orientée business.
La curiosité, l'attention portée aux enjeux collectifs et le respect des réalités économiques guident l'ensemble des actions menées. Ces valeurs se traduisent par une culture de collaboration exigeante, pragmatique et ancrée dans le réel.
Au cœur de cette dynamique, le lieu The POD incarne la communauté Digitale. Véritable point de connexion pour la communauté, il accueille les membres, les événements et les projets, et offre un cadre propice aux rencontres, au partage d'expériences et à la transformation des idées en actions concrètes.
Mission
Dans ce contexte, The POD recherche un·e responsable des opérations freelance pour jouer un rôle central dans le bon fonctionnement du hub et de son écosystème.
Le rôle est à la fois structurant, transversal et profondément relationnel.
Dans le cadre de cette mission, le Prestataire est responsable de la parfaite exécution de l'ensemble des opérations nécessaires à la bonne gestion du bâtiment, des relations avec les parties prenantes et du bon fonctionnement des activités écosystémiques au bénéfice des membres.
Le responsable opérationnel agit comme point de coordination central entre le propriétaire, les prestataires de services, les membres du hub et l'équipe de gouvernance de The POD. Il veille à la continuité des opérations, à la qualité des services rendus et à la maîtrise opérationnelle et financière du site.
Au-delà des aspects purement opérationnels, le responsable opérationnel contribue à la qualité de l'expérience membre et au bon fonctionnement de l'écosystème The POD. Il agit avec une logique de service, de coordination et d'amélioration continue, en cohérence avec les valeurs et l'ambition du hub numérique.
Plus spécifiquement :
1. Gestion opérationnelle et contractuelle des processus
2. Elaborer let veiller au respect des processus relatifs à la gestion opérationnelle des activités (Règlement d'ordre intérieur, gestion de ressources liées aux opérations, gestion de l'attribution, la modification et la suppression des badges et droits d'accès des membres, ...)
3. Garantir la sécurité des accès au bâtiment et le respect des règles internes.
4. Maintenir à jour les bases de données liées aux membres et à leurs droits d'accès.
5. )
6. Piloter et coordonner l'ensemble des prestataires liés à l'exploitation du bâtiment (maintenance, nettoyage, sécurité, IT, fournitures, etc.).
7. Veiller au respect des contrats, des niveaux de service attendus et des obligations légales et réglementaires.
8. Anticiper les besoins opérationnels, identifier les dysfonctionnements et proposer des actions correctrices.
9. Participer à la sélection, à la renégociation ou au remplacement des prestataires si nécessaire.
10. Gestion des relations avec le propriétaire
11. Assurer une relation fluide avec le propriétaire du bâtiment.
12. Suivre les obligations contractuelles réciproques (bail, charges, travaux, assurances, etc.).
13. Coordonner les interventions liées au bâtiment (travaux, maintenance lourde, mises en conformité).
14. Être l'interlocuteur de référence pour toute question opérationnelle ou technique.
15. Suivi financier et lien avec la comptabilité
16. Vérifier la conformité des factures d'achats et de vente avec les contrats et prestations réalisées.
17. Assurer le suivi des factures dans les délais convenus
18. Servir d'interface opérationnelle avec la comptabilité
19. Alerter en cas d'écart significatif par rapport aux prévisions
Ce rôle s'adresse à une personne qui aime structurer, coordonner et faire fonctionner des systèmes complexes, tout en contribuant, par l'opérationnel, à un projet collectif porteur de sens et ancré dans son territoire.
Le profil recherché
Le responsable opérationnel dispose d'excellentes compétences relationnelles et apprécie le travail en équipe dans des environnements multi-acteurs.
Il aime gérer de manière constructive les tensions, arbitrer et trouver des solutions équilibrées.
Structuré·e, orienté·e processus et à l'aise avec la mise en place de cadres clairs et efficaces, fait preuve d'autonomie, de fiabilité et de capacité à prendre des initiatives.
Il dispose également d'une bonne rigueur administrative et financière, d'un sens aigu des priorités et d'un réel intérêt pour les environnements entrepreneuriaux, digitaux et collaboratifs.
Parfaite maitrise orale et écrite du Français et maitrise passive de l'Anglais
Conditions
· Statut : freelance
· Temps de travail : 2 à 3 jours/semaine
· Rémunération : selon profil
· Flexibilité : grande autonomie et télétravail partiel
· Lieu : Brabant wallon, avec coordination à Louvain-la-Neuve
Candidature
Tu veux contribuer à un projet ancré, utile et ambitieux ? Tu te reconnais dans ce rôle ou connais quelqu'un qui l'incarne ?Envoie ton CV ou profil LinkedIn + quelques lignes de motivation à :
Traitement des candidatures confidentiel
Diversité
The POD valorise la diversité sous toutes ses formes. Le projet est ouvert à toutes les personnes motivées, quels que soient leur genre, origine, âge, parcours ou situation de vie.
Type d'emploi : Temps partiel, Freelance/Indépendant
Nombre d'heures : pas plus de 16 par semaine
Lieu du poste : En présentiel