Cet appel est destiné aux agents internes de l'institution DESCRIPTION DU POSTE ET MISSIONS Sous la coordination du Responsable administratif et de la Direction administrative de Vivalia, les adjoints exerceront les missions suivantes : Se positionner comme un véritable bras droit au Responsable administratif ; Se former et apprendre les spécificités de service de chaque site concerné ; Faire preuve de mobilité au sein des divers sites concernés ; Avoir une attitude proactive et être proche du terrain ; Garantir le bon fonctionnement de l'ensemble des activités que compose le département sur les sites concernés. Vous assurez une responsabilité opérationnelle sous la responsabilité du Responsable Administratif ; Encadrer, diriger et motiver les collaborateurs afin de disposer à tout moment des compétences nécessaires pour réaliser les missions du service et d'assurer la continuité du service ; Vous développez, sous la responsabilité du Responsable administratif, les services et travaillez dans un souci d'amélioration continue en promouvant un haut niveau de service en continuité avec les besoins multidisciplinaires de l'hôpital ; Etablir la répartition du travail selon les procédures et besoins du service ainsi que définir les responsabilités de chacun ; Gérer les horaires et les imprévus de manière à assurer la continuité des activités ; Communiquer clairement les tenants et aboutissants du contenu du travail aux collaborateurs ; Veiller au respect des échéances, contrôler les résultats et assurer le suivi qualitatif du travail effectué par les collaborateurs ; Encadrer et soutenir les agents dans la réalisation de leurs tâches, apporter aide et soutien à ses collaborateurs dans les situations problématiques ; Veiller au développement professionnel des membres de l'équipe : mise à jour des connaissances, développement des compétences, polyvalence des membres de l'équipe, rotation de l'équipe ; Evaluer les compétences et les performances ; Gérer les conflits ; Organiser et animer les réunions d'équipe ; Respecter les textes législatifs, statutaires, règlements (internes et externes) ; Veiller à la bonne utilisation et à la mise à jour des outils et suivre l'évolution des besoins et techniques ; Développer des synergies avec les autres départements de l’hôpital, en vue d’assurer une communication optimale des informations ; Permettre la mise en place de projets transversaux Vivalia au sein des équipes de vos sites sous la responsabilité du Responsable administratif et de la Direction administrative de Vivalia ; S’inscrire dans une dynamique d’optimisation et d’harmonisation des procédures en vue de la concrétisation VIVALIA 2030. Activités clés Assurer la coordination entre accueils et service facturation notamment dans le cadre des règles d’assurabilité et de facturation ; Assurer la continuité administrative liée à l’activité médicale dans les délais prescrits ; Assurer la continuité des flux administratifs de toutes natures. PROFIL RECHERCHÉ Via promotion ou mobilité interne : Disposer d’une expérience (minimum 1an) dans le métier (fonction administrative ou toute autre fonction pertinente pour occuper ce poste) Disposer d’une formation spécifique au métier (administration, secrétariat) S’engager à acquérir le parcours du manager spécifique à Vivalia tel qu’il sera validé par les organisations syndicales Via promotion (agents sous statut RGB et souhaitant rester RGB) : Employé administratif titulaire de l’échelle D4, D5 ou D6. Une évaluation au moins « A améliorer » Une ancienneté de 4 ans dans l’échelle D4, D5 ou D6 Avoir acquis une formation sciences administrative (3 modules de formation) – ou s’engager à la suivre endéans les 2 ans Réussir l’examen d’aptitude à diriger Sont des atouts complémentaires : Une expérience dans la gestion d’équipe (management, horaires, gestion RH,…) ; Une expérience dans une fonction soit Au sein d’un service administratif (facturation, coordination, accueils consultations-admissions, secrétariat médical) Au sein d’un service hospitalier de plus de 5 ans Dans un service en relation avec un service administratif ou hospitalier Une bonne connaissance des processus administratifs hospitaliers ; Vous êtes communicatif et faites preuve d’empathie. NOUS VOUS PROPOSONS Sur le site d’Arlon : 1 contrat à durée indéterminée à 100% (période probatoire d’un an) 1 contrat à durée indéterminée à 50% (période probatoire d’un an) Sur le site de Libramont : 1 contrat à durée indéterminée à 100% (période probatoire d’un an) 1 contrat à durée indéterminée à 50% (période probatoire d’un an) Sur le site de Marche : 1 contrat à durée indéterminée à 50% (période probatoire d’un an) Entrée en fonction dès que possible Rémunération conforme à l’IFIC : Catégorie 16 fonction 1902 « Chef de service Adjoint » ou barème RGB C3 pour les agents en fonction de la situation Double pécule et prime de fin d’année Prime d’attractivité Valorisation de votre expérience professionnelle Progression annuelle de votre rémunération jusqu’à 35 ans d’ancienneté Un cadre de travail qui prend soin de vous autant que vous prenez soin des autres Un environnement convivial 26 jours de congés annuels 3 jours fériés extra-légaux Accès à un espace bien-être : micro-sieste, luminothérapie, relaxation, massage, cohérence cardiaque Prix préférentiels à la cafétéria Possibilité d’inscrire vos enfants dans l’une de nos 3 crèches en fonction de la disponibilité (Libramont, Marche, Arlon) Service social collectif à votre écoute Un accompagnement dans votre montée en compétences Soutien aux formations et développement continu Accès à un réseau de pairs pour échanger et grandir ensemble Programme d’Aide aux Employés (PAE) pour un soutien en cas de besoin Des avantages concrets pour alléger votre quotidien Chèques repas et chèques cadeaux Primes de naissances / mariage Réductions via une carte carburant ou sur le mazout de chauffage Réductions exclusives auprès de nos partenaires locaux et internationaux (La Pause Chocolat-Thé, Lunch Garden, Alain Afflelou, Maniet-Luxus, Ethias…) Offre à pourvoir jusqu’au : 11/05/2026