En vue de soutenir ses ambitions stratégiques, le CESI recherche son/sa futur.e Assistant·e Administratif·ve
Rejoignez un des leaders sur le marché du bien-être au travail.
Au CESI, nous recherchons des collaborateurs en accord avec notre vision : le respect, le travail d'équipe dans une ambiance conviviale et solidaire qui règne au sein des équipes, ou encore la qualité des prestations qui sont offertes à nos clients.
Missions
Aider à la planification des prestations de surveillance de santé ;
Gérer le matériel médical et consommables ;
Contribuer à la mise en œuvre de la politique de qualité au sein du département.
Tâches
Gestion administrative
Assurer l'accueil et le suivi des travailleurs en centre ;
Répondre aux appels téléphoniques, les transférer et gérer le répondeur ;
Gérer la boite mail générale du centre ;
Prendre et modifier les rendez-vous dans le cadre des examens médicaux spontanés ;
Répondre aux questions, conseiller les affiliés et les travailleurs quant aux procédures administratives et les informer suivant la législation en vigueur ;
Répondre aux questions générales et relayer les plaintes des affiliés aux services internes compétents ;
Gérer les agendas, incluant les salles du centre ;
Gérer le courrier entrant et sortant et assurer sa distribution en interne ;
Mettre à jour les listes des travailleurs ;
Créer le profil du travailleur et encoder les profils de risques, à la demande du médecin ;
Assurer le transfert des prélèvements au laboratoire ;
Assurer le suivi des examens réalisés, scanner les résultats des examens ;
Répondre aux demandes des médecins, infirmiers et APM suivant leurs besoins (exemple : rédiger les rapports de CCPT, à la demande du médecin) ;
Enregistrer son temps de travail alloué aux différentes tâches ;
Effectuer la préparation des locaux avant et le suivi après les consultations ;
Approvisionner les locaux de consultations en consommables ;
Assurer la gestion dynamique et prévisionnelle des stocks de vaccins et de tuberculine ;
Assurer les commandes de matériel médical et de bureau ;
Assurer le suivi des réparations, le remplacement du matériel médical ;
Coordonner l'intendance du centre, y compris les parkings et gérer les incidents ;
Interlocuteur privilégié des écoles, organiser, planifier et suivre les consultations des élèves stagiaires ;
En soutien aux Paramé
Entretenir le matériel médical en se référant aux procédures ;
Trier les bacs à courrier ;
Planifier les journées de consultations des affiliés ;
Planifier les trajets de réintégration et assurer la gestion administrative des rendez-vous.
Participation à la vie du département
Travailler en étroite collaboration et dans un esprit de respect réciproque avec ses collègues ;
Contribuer de manière active à l'atteinte des objectifs définis dans le plan d'action du département médical ;
Prendre connaissance et appliquer les règles et les procédures internes ;
Veiller au respect des instructions d'utilisation et au maintien du matériel mis à disposition dans le cadre de l'exercice de sa fonction ;
Signaler toute défectuosité au/à la Régional.e des Opérations.
Lien hiérarchique
La fonction relève directement du/de la Régional.e des Opérations ;
Le Manager des Opérations agit en tant que N+2.
Compétences
Techniques
Requises
Aisance dans l'utilisation d'outils informatiques (Suite Microsoft Office, web, …)
Facultatives
Connaissance du secteur d'activité des SEPPT.
Soft skills
Capacité à gérer plusieurs tâches en même temps ;
Capacité d'organisation ;
Sens du travail en équipe pluridisciplinaire ;
Capacités relationnelles (écoute, empathie, sens de l'accueil).
Formation et expérience
Diplôme de Secrétariat ou de Secrétariat Médical ;
Expérience de min. 2 ans dans une fonction similaire.
Nous vous proposons :
Un travail passionnant au sein d'une organisation multidisciplinaire où la qualité et le respect sont des valeurs essentielles
Une organisation ambitieuse et à taille humaine valorisant l'initiative personnelle et la qualité des prestations
Une ambiance de travail agréable dans un cadre accueillant
Un package salarial attractif, assorti d'avantages extralégaux (assurance hospitalisation, chèques-repas)
Une formation continue assurée par nos différents services internes et externes.
Intéressé.e ?
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