Titre du poste : Gestionnaire logistique et comptable - Un rôle clé dans l'administration universitaire
Description de la fonction
L'étudiant ou le gradué recherché assurera la gestion comptable et administrative à hauteur de 80 % et le soutien au secrétariat de première ligne à hauteur de 20 %. Cette mission est un relais essentiel en local pour l'Administration des Finances (ADFI) avec pour objectif d'assurer le contrôle de gestion, la justification financière et administrative des contrats de recherche, des achats ainsi que la gestion de la trésorerie et des risques.
Tâches et responsabilités
* Assister les professeurs et/ou chercheurs dans la gestion et le suivi financier des comptes et conventions :
o aide à la prévision des coûts (de personnel et matériel)
o aide à la justification et respect des échéances
o suivi des imputations des charges et refus éventuels
o et ce dans le respect des normes de gestion et en collaboration avec les services de l'Administration centrale.
* Analyser et contrôler les comptes attribués, et assurer une information régulière auprès de leurs (co)titulaires :
o gestion prévisionnelle des dépenses
o suivi des fluctuations
o respect du budget alloué
o reporting comptable, financier et budgétaire
* Effectuer des opérations logistiques et comptables dans SAP et les applications de l'UCLouvain :
o commandes
o récceptions de marchandises
o demmandes de factures client/es
o gestion des créances internes
o opérations de reclassement comptable
o approbations
* Effectuer les démarches administratives et logistiques pour l'engagement et l'installation du personnel scientifique, et pour l'invitation des chercheur(es) visiteur(es), dans le pôle INMA :
o recherche de locaux
o organisation des réceptions
o création des badges des participant(es)
o rédaction des certificats de participation
* Gestion du bâtiment :
o logistique
o achats liés aux marchés publics
o cartes parking/accès
* Gestion d'une carte de crédit institutionnelle et justification des dépenses avec l'Administration des Finances :
Vous serez en contact avec plusieurs équipes de recherche et rejoindrez un large réseau de +/- 70 gestionnaires logistiques et comptables / Financial Officer. Votre travail sera très indépendant, étant donné que le bureau du/de la gestionnaire est situé dans les instituts qu'il/elle va soutenir.
Qualifications requises
Nous recherchons un candidat motivé qui possède les qualifications suivantes :
1. Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en comptabilité ou diplôme, de niveau bachelier, avec expérience en comptabilité/gestion financière
2. Maîtrise de l'outil bureautique (suite Microsoft : Word (publipostage), Excel (tableaux croisés dynamiques))
3. Capacités de communication (oral et écrit) en anglais (niveau B2 souhaité)
4. Sens de l'accueil, du service, esprit d'équipe et facilité de contact avec différent(es) interlocuteurs(trices)
5. Esprit d'initiative et capacité d'organiser son travail de manière autonome, de trouver des solutions et d'établir des priorités
6. Sens des responsabilités, de la discrétion et convivialité
7. La connaissance du logiciel de gestion SAP constitue un atout
8. Proactivité pour aller chercher l'information
9. Esprit de synthèse et capacité d'analyse
10. Une expérience dans un environnement de recherche sera considérée comme un atout.
Si vous êtes passionné(e) par la gestion administrative et comptable et si vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique, nous aimerions recevoir votre candidature. Merci de ne pas envoyer vos pièces justificatives avec votre candidature.