Fonction
- Gestion administrative du parcours des étudiant·es :
1. Accueil des étudiant·es et information, suivi des demandes ;
2. Relais entre les étudiant·es, le/la conseiller·ère aux études, le responsable de programme et le.la président·e de jury ;
3. Inscriptions aux cours et aux examens ;
4. Vérification des programmes annuels des étudiant·es ;
5. Gestion des conventions de stages ;
6. Gestion des mémoires ;
7. Suivi de l’encodage des notes d’examen ;
8. Préparation des délibérations ;
9. Production d’attestations ;
10. Archivage des dossiers étudiant·es.
- Support administratif à l’Ecole de Langues et Lettres :
11. Veille au respect des échéances et des calendriers
12. Organisation des réunions ;
13. Préparation des dossiers ;
14. Participation aux réunions ;
15. Suivi des décisions ;
16. Archivage des dossiers ;
17. Prise en charge de projets ponctuels.
Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
18. Diplôme de bachelier (ou graduat) en secrétariat de direction ou formation similaire.
19. Autonomie, sens des responsabilités, rigueur, régularité, soin, discrétion.
20. Excellentes capacités relationnelles (capacité d’interagir à tous niveaux, en interne et en externe) et d’intégration au sein d’une équipe. Capacités avérées d’accueil, d’écoute et de communication professionnelle.
21. Capacité à travailler dans l’urgence, respect des contraintes liées au calendrier académique, souplesse dans l’organisation du travail.
22. Maîtrise des outils bureautiques, de la suite Microsoft Office et des outils informatiques propres à l’université (EPC, OSIS et Drupal).
23. La maîtrise d’Excel est un atout.
24. La connaissance du milieu universitaire et des structures de l’UCLouvain sont des atouts.
25. La connaissance de base de l'anglais est requise et la connaissance d'autres langues est un atout.
Certaines prestations se font occasionnellement en soirée.
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.
Pour soumettre votre candidature, merci de postuler en ligne uniquement, via l'option "postuler" ci-dessous.