MISSION DU POSTE
Le/La responsable administration et comptabilité des fournisseurs joue un rôle clé dans la gestion des relations avec les fournisseurs (hors Groupe) ; avec un comptable fournisseur sous sa responsabilité, il/elle assure le bon fonctionnement du processus allant du support au démarrage des livraisons ou des prestations, au suivi et à la création de bons de commande, au rapprochement des factures et des bons de commande, la gestion de la contrathèque et la rationalisation des processus, transactions et délais de paiement sur la région.
Pour cela, il/elle collabore avec l'ensemble des départements du siège régional, les magasins et les fournisseurs.
Il s'agit d'une création de poste.
Ce poste comporte à la fois des tâches transactionnelles, de la gestion administrative de devis, contrats, etc…, du support projet d'appel d'offres ou implémentation de nouveaux processus, des travaux de consolidation et de la rationalisation de processus via une démarche d'amélioration continue, du suivi des balances âgées…
L'essentiel des tâches transactionnelles est réalisé par le comptable fournisseurs mais le/la responsable doit assurer la continuité du traitement en fonction du planning. Une grande polyvalence est donc intrinsèque à la mission.
RESPONSABILITES PRINCIPALES DU SERVICE ADMNISTRATION ET COMPTABILITE DES FOURNISSEURS
Gestion des bons commandes & rapprochement des factures
Gestion de bons de commande et réceptions dans le respect des échéances financières
Suivi et contrôle qualité des bons de commande et réception des autres utilisateurs
Rapprochement des factures
Mise en litige et suivi des litiges
Gestion des notes de frais
Contrôles des notes de frais dans les outils selon les procédures
Formation et assistance aux utilisateurs & voyageurs
Archivage des documents
Respect des règles internes, normes et conformité
Appliquer les règles de contrôle interne
Garantir la bonne application des règles par les différents utilisateurs
Former les parties prenantes
Gestion et suivi des fournisseurs
Support au processus de sélection et d'évaluation des fournisseurs en équipe avec les opérationnels et la Direction
Contrôles pré-contractualisation et support aux opérationnels pour la contractualisation
Administration des obligations contractuelles : contrôle des licences, assurances…
Gestion de la contrathèque de la filiale
Création des fournisseurs dans les systèmes et maintenance de la base de données
Maintenir et améliorer les interactions notamment sur les sujets d'intégration comptable, de rationalisation des factures, d'amélioration des délais de paiement…
Support administratif à l'arrêt des collaborations
Gestion des risques liés aux fournisseurs
Revue de processus, optimisation et déploiement de plans d'action
Amélioration continue des processus en vue d'accroitre leur efficacité, leur qualité et leur rentabilité
Cartographie et documentation
Etude d'automatisation en équipe avec l'équipe comptabilité générale, l'équipe IT et le Groupe
Mettre en place des plans d'action pour la résolution rapide des litiges et blocages, garantir la pérennité des relations
PROFIL RECHERCHE
Expérience
Expérience en département administratif et financier d'environ 7 ans dans un environnement multisite et international
Première expérience de management souhaitée
Compétences et savoir-être
Niveau Master Finance ou Comptabilité
Intérêt pour l'activité Retail et un environnement de travail multiculturel
Polyvalence et rigueur
Réflexion stratégique et compréhension détaillée des processus opérationnels
Capacité de priorisation et/ou délégation
Proactivité et réactivité, dans le respect des procédures et des échéances
Résilience, esprit d'équipe et sens du service
Négociation, Management & Leadership
Appétence pour le travail cross-fonctionnel
Excellentes capacités de communication à l'écrit comme à l'oral
Langues
Français & Anglais : courant écrit et parlé
Néerlandais ou une langue scandinave est un plus
"Créateur, artisan et marchand d'objets de haute qualité, Hermès est, depuis 1837, une maison française, familiale et indépendante qui emploie près de collaborateurs dans le monde. Animé par un esprit d'entreprendre continu et une exigence constante, Hermès cultive la liberté et l'autonomie de chacun grâce à un management responsable. L'entreprise perpétue la transmission de savoir-faire d'exception par un ancrage territorial fort dans le respect des hommes et de la nature – source de matières d'exception. Seize métiers artisanaux irriguent la créativité de la maison dont les collections rayonnent dans près 300 magasins dans le monde."
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