Offre d'emploi 2025/160CDD RC
The École Polytechnique de Bruxelles – BATir/AIA Department is recruiting:
An Administrative Assistant
18-month fixed-term contract – 50% position
Context :
The Université libre de Bruxelles (ULB) is one of the largest employers in the Brussels-Capital Region, with over 6,000 employees (excluding Erasme Hospital) and nearly 38,000 students. Its core missions are teaching, research, and service to the community.
"Becoming an engineer means wanting to contribute to building our shared future."
The École Polytechnique de Bruxelles, which has already trained nearly 150 cohorts of civil engineers and bioengineers, actively prepares the engineers of tomorrow: women and men who now more than ever have the delicate yet exciting mission of reconciling technical innovation, sustainable development, and societal progress.
BATir (part of Ecole Polytechnique de Bruxelles) provides an interdisciplinary environment with about 100 staff members. The department unites five complementary teams—architecture and architectural engineering (AIA), Sustainable Urban Futures Institute (SUFI), civil engineering (LGC), geomechanics (LGM), and computational mechanics (SMC)—covering the entire built environment "from soils to materials to sustainable urban planning."
The successful candidate will join a dynamic interuniversity research team with 7 researchers and 6 supervisors (ULB, VUB, UGent), collaborating in the EOS research project "Construction History: Above and Beyond". The project is coordinated by prof. Rika Devos (BATir, AIA) and is nearing its final phase, involving several publications, an exhibition and a workshop.
As part of the project "Construction History: Above and Beyond", the recruited person will actively participate administrative follow-up of this research project (involving 7 researchers and 6 supervisors), including also the organisation of an exhibition to be held in autumn 2026 in Antwerp (deSingel/VAi), in connection with the academic activities of the BATir/AIA Department of the École Polytechnique de Bruxelles.
This position is qualified as Valorisation Family A in the internal job classification framework of ULB.
Main responsabilites :
* Formal editing of texts in English (e.g. reports and brochures) and taking minutes of meetings in English (approximately 4 times per year).
* Assistance in the organisation, coordination, and on-site support of an exhibition and workshop in Antwerp (monitoring to-do lists defined by a supervisor).
* Collection of data within the team and, if possible, an initial assessment of feedback.
* Updating the website (user-friendly interface) and digitisation of images.
* Monitoring team coordination (follow-up of to-do lists defined by a supervisor).
* Participation in interuniversity meetings in Ghent and Brussels.
Travelling is expected up to a maximum of 15 times over the duration of the contract.
Profile :
* Holder of a Bachelor's degree in administrative management or secretarial studies recognised by the French Community of Belgium (FWB), or a secondary education diploma (CESS) with relevant experience in an administrative role.
* Administrative experience in the field of architecture will be considered an asset.
* Candidates holding a diploma higher than a Bachelor's degree will not be eligible.
* Candidates holding a foreign diploma and/or an equivalence from the Flemish Community must obtain recognition of their diploma from the Fédération Wallonie-Bruxelles : ).
General and job-specific knowledge and skills : connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Required :
* Excellent command of English (C1–C2 level).
* Knowledge of French (B2 level).
* Proficiency in Office 365.
* Ability to work independently and strong organisational skills.
* Accuracy and reliability.
* Strong team spirit.
* Good communication skills.
Assets :
* Knowledge of Dutch (B1 level).
* Experience in exhibition setup.
* Interest in architecture.
We offer :
* A pleasant and friendly working environment within an institution driven by strong societal values.
* A dynamic work environment on green, easily accessible campuses in the heart of the capital of Europe.
* Attractive fringe benefits (generous leave scheme, optional hospitalisation insurance, supplementary pension plan, contribution to commuting costs, etc.).
* Access to continuous professional development.
* Possibility of teleworking (to be defined and varying according to period and tasks, subject to service requirements).
* Ethical and sustainable university restaurants.
* Privileged access to libraries, cultural activities, and sports facilities.
Equal opportunities policy :
At ULB, diversity and equal opportunities are at the heart of our HR policy. Our priority is to value the skills and potential of each candidate, without distinction of age, gender, sexual orientation, origin, nationality, beliefs, or disability.
We believe in the richness of all differences.
Reasonable accommodations in the selection procedure :
Are you a person with a disability and would you like to benefit from reasonable accommodations as part of the selection process?
Please do not hesitate to contact Sophie Veys (), Inclusion and Diversity Officer for administrative, technical, management, and specialised staff. She will discuss with you possible adaptations to the selection tests and interview conditions.
Confidentiality of this information is guaranteed.
L'Ecole Polytechnique de Bruxelles – Service BATir/AIA recrute :
Un·e assistant·e administratif·ve
Pour un CDD de 18 mois à mi-temps
Contexte :
L'Université libre de Bruxelles est l'un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de étudiant·es. Ses principales missions sont l'enseignement, la recherche et le service à la communauté.
« Devenir ingénieur·e, c'est vouloir participer à la construction de notre futur à tous·tes. »
L'École polytechnique de Bruxelles, qui a déjà formé près de 150 promotions d'ingénieur·es civil·es et de bioingénieur·es, prépare activement les ingénieurs·es de demain : les hommes et les femmes qui ont/auront plus que jamais la mission délicate mais aussi exaltante de concilier innovation technique, développement durable et progrès de la société.
Le service BATir (rattaché à l'École Polytechnique de Bruxelles) offre un environnement interdisciplinaire comptant une centaine de collaborateurs. Le département réunit cinq unités complémentaires : architecture and architectural engineering (AIA), Sustainable Urban Futures Institute (SUFI), civil engineering (LGC), geomechanics (LGM), and computational mechanics (SMC). Le·la candidat·e retenu·e intégrera une équipe de recherche interuniversitaire dynamique composée de sept chercheurs et six superviseurs (ULB, VUB, UGent), collaborant au projet de recherche EOS "Construction History : Above and Beyond". Ce projet est coordonné par la professeure Rika Devos (BATir, AIA) et approche de sa phase finale, qui comprend plusieurs publications, une exposition et un atelier.
Dans le cadre du projet "Construction History : Above and Beyond", la personne recrutée participera activement au suivi administratif de ce projet de recherche (impliquant 7 chercheurs et 6 promoteurs), y-inclus à l'organisation d'une exposition qui se tiendra à l'automne 2026 à Anvers (deSingel/VAi), en lien avec les activités académiques du Service BATir/AIA de l'École polytechnique de Bruxelles.
Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB.
Missions essentielles :
* Rédaction formelle de textes en anglais (type : rapports et brochures) et prise de notes de réunion en anglais (4 fois/an).
* Aide à la réalisation, coordination et suivi sur site d'une exposition et d'une journée d'étude à Anvers (suivi des to do établis par un responsable).
* Récolte des données dans l'équipe, si possible aussi première évaluation des retours.
* Mise à jour du site web (interface intuitive) et digitalisation des images.
* Suivi de la coordination de l'équipe (suivi des to do établis par un responsable).
* Participation à des réunions interuniversitaires à Gand et Bruxelles.
Les déplacements sont prévus au maximum 15 fois sur la période de l'engagement.
Profil :
* Être titulaire d'un bachelier en gestion administrative ou secrétariat reconnu par la FWB ou CESS avec expérience pertinente dans le domaine administratif.
* Une expérience administrative dans le domaine de l'architecture sera considérée comme un atout.
* Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
* Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : ).
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises :
* Maitrise de l'anglais (niveau C1-C2).
* Connaissances du français (niveau B2).
* Maîtrise de Office 365.
* Autonomie et organisation dans le travail.
* Rigueur et fiabilité.
* Bon esprit d'équipe.
* Communicatif·ive.
Atouts :
* Connaissances du néerlandais (B1).
* Expérience en montage d'exposition.
* Affinité avec l'architecture.
Nous offrons :
* Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
* Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d'accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
* Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
* L'accès à une formation permanente.
* Possibilité de télétravailler (à définir et variable en fonction de la période et la tâche- à aménager selon les impératifs du service).
* Des restaurants universitaires éthiques et durables.
* Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N'hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys ), Chargée de l'inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l'entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Recherche contractuelle
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Type contrat : CDD recherche contractuelle
Temps de travail : Mi-temps
Campus : Solbosch
Date de parution : 19/12/2025
Date limite de réception : 18/01/2026
[Référence 2025/160CDD RC]