Beschrijving van het bedrijf
De Haven van Brussel heeft als opdracht het kanaal, de haven, de voorhaven en alle haveninstallaties in het BrusselsHoofdstedelijk Gewest op duurzame wijze te beheren, uit te baten en te ontwikkelen.Dankzij de betrokkenheid van al onze medewerkers bij onze waarden: Respect, Solidariteit, Ondernemerschap, Integriteit,kunnen wij ons aanpassen aan de huidige en toekomstige uitdagingen en kunnen we onze doelstellingen bereiken.
Beschrijving van de functie
Taken
* Ontvangen, sorteren en bezorgen van de post bestemd voor de Directie Dev & Infra.
* Ontvangen en doorverbinden van telefoongesprekken voor het team Dev & Infra.
* Proactieve logistieke ondersteuning van de Directie Dev & Infra (dossiers voorbereiden, alle reservaties voor vergaderingen voorzien, uitnodigingen versturen, beheer van kantoorvoorraden, ...).
* Uittikken en opmaken van documenten opgesteld door de dossierbeheerders binnen de Directie Dev & Infra.
* Assisteren bij het agendabeheer van de dossierbeheerders.
* Ondersteuning van het team bij het opstellen van dossiers voor de raad van bestuur, evenals bij de administratieve opvolging van vergunningen en domeinconcessies.
* Assisteren van de accountmanagers bij administratieve taken gelinkt aan plaatsbeschrijvingen, het beheer van badges en vignetten.
* Permanentie verzekeren in het TIR-centrum, drie voormiddagen per week om de twee weken, of bij vervanging van collega's.
* Occasionele vervangingen aan het Onthaal van de Haven uitvoeren.
Verantwoordelijkheden
- Administratieve ondersteuning bieden aan de dossierbeheerders, vooral voor uitvoerende secretariaatstaken. De dossierbeheerders informeren over de opvolging van een opdracht en het behaalde resultaat. Het werk uitvoeren binnen de afgesproken termijnen.- Contacten onderhouden met de functioneel leidinggevende en met andere directies; heeft een ondersteunende rol binnen de hiërarchie.
Vereiste kwaliteiten
* Confidentialiteit, discretie
* Goede luistervaardigheid
* Organisatievermogen
* Beschikbaarheid
* Proactiviteit
Onze waarden
De betrokkenheid van al onze medewerkers bij onze waarden ¿ Respect, Solidariteit, Ondernemerschap en Integriteit ¿ stelt ons in staat om ons aan te passen aan huidige en toekomstige uitdagingen en onze doelstellingen te bereiken.
Jouw profiel
* Goede kennis van het Nederlands/Frans
* Goede spelling
* Beheersing van de basissoftware: Word, Excel, Outlook, PowerPoint
* Vaardigheden in secretariaatstechnieken (klassement, encoderen, redactiewerk)
Profiel komt in aanmerking voor de vacature
Voorwaarden SBO YG:
Startbaanovereenkomst ION YG voor bepaalde duur (1 jaar), niet verlengbaar
* Hoogstens 6 maanden ingeschreven als werkzoekende
* Jonger dan 25 jaar zijn op het ogenblijk van de aanwerving
* In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest gedomicilieerd zijn
* In het bezit zijn van het diploma dat voor de betrekking is vereist
Diploma
- Hoger middelbaar
Voordelen van de betrekking
* Een wedde volgens de overheidsbarema's - Niveau C1
* 35 verlofdagen per jaar + de week tussen Kerstmis en Nieuwjaar
* Maaltijdcheques van 8 eur/dag
* De mogelijkheid om een gratis hospitalisatieverzekering te nemen voor het personeelslid (en betalend maar aan een voordelig tarief voor gezinsleden die onder hetzelfde dak wonen)
* 100% terugbetaling van abonnementen voor het openbaar vervoer (MIVB, TEC, De Lijn en NMBS)
* Terugbetaling van een Villo-abonnement op aanvraag (deelsteps/deelfietsen)
* De mogelijkheid om een tweetaligheidstoelage te ontvangen (Selor-brevet)
* De mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen