Je rol
In deze sleutelrol zal je de dossierbeheerders en de notaris ondersteunen op praktisch en administratief vlak:
1. zorg je voor het onthaal van ons kantoor:
2. je ontvangt de cliënten op een vriendelijke en correcte manier en beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen vlot en professioneel.
3. je beheert het kantoormateriaal.
4. je waakt mee over de orde en netheid van het onthaal, de aktezalen en de uitstraling van het kantoor.
5. bied je administratieve ondersteuning aan je collega’s en aan de notaris:
6. je identificeert nieuwe cliënten en creëert hun dossiers digitaal (oa. inlezen van ID-kaarten en bewaren van identiteitsgegevens in de dossiersoftware).
7. je plant afspraken in voor de notaris en dossierbeheerders.
8. je behandelt inkomende en uitgaande post.
9. je start dossiers op en staat in voor courante opzoekingen vóór akte.
10. je levert afschriften (post-akte) en kopieën van akten en stukken af.
11. je klasseert en archiveert afgesloten dossiers.
Na een inwerkperiode zal je de kans krijgen om je vakdomein uit te breiden.
Je profiel
12. je bent leergierig en bereid kennis op te doen.
13. je hebt een open, vriendelijke en klantgerichte persoonlijkheid.
14. je bent goed georganiseerd en weet met deadlines en priorteiten om te gaan.
15. ervaring als administratief medewerker in de vastgoedsector, het notariaat (of andere juridische sector), in een bank of bij een verzekeringsmaatschappij is een pluspunt. Wij zullen sowieso ons uiterste best doen om van je ervaring samen een succes te maken.
16. je kan goed overweg met de courante informaticatoepassingen (Microsoft Office) en bent bereid om nieuwe toepassingen (notariaatsoftware Acta Libra) aan te leren.
17. professioneel in zowel schriftelijke als mondelinge communicatie.
18. je bent gemotiveerd en discreet.
19. je kunt je gemakkelijk integreren in een team en houdt van het contact met klanten.
Wij bieden
20. een veelzijdige en gevarieerde job
21. mogelijkheid tot nauw overleg met de notaris, die toegankelijk is voor haar medewerkers
22. een contract van onbepaalde duur (voltijds/deeltijds te bespreken)
23. een correct loon in overeenstemming met je ervaring en verantwoordelijkheden
24. talrijke voordelen eigen aan de sector en aan het kantoor: ondermeer maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, eindejaarspremie, CAO-premie, verplaatsingsonkosten en ecocheques
25. een aangename werkomgeving, voorzien van alle tools om in de beste omstandigheden te kunnen werken
26. een plek binnen een team en een zeer collegiale en familiale werkomgeving
27. een uitgebereide interne opleiding, met mogelijkheid tot het volgen van externe opleiding.
28. een flexibel en gezinsvriendelijk arbeidsregime rekening houdend met de goede werking van het kantoor.