Office Manager (Front & Back Office) - Pêche Skin Clinic
Location: Fruithoflaan 17, 2600, Antwerpen
Job Type: Weekdagen (24-32u p.w.)
Over Ons:
Pêche Skin Clinic is een high-end huidkliniek gespecialiseerd in geavanceerde huidverbetering, lasertherapie en cosmetische behandelingen. Wij combineren innovatieve technologie met een warme, persoonlijke aanpak en streven naar een uitzonderlijke ervaring voor elke cliënt.
Functieomschrijving:
Wij zoeken een ervaren, proactieve en organisatorisch sterke Office Manager die een centrale rol speelt in zowel de front als back office van onze kliniek. Je bent het eerste aanspreekpunt voor cliënten én een belangrijke schakel in de dagelijkse werking van de kliniek. Je bewaakt het overzicht, denkt mee op operationeel niveau en ziet actief kansen om processen en klantbeleving te verbeteren. Deze rol is ideaal voor iemand die graag verantwoordelijkheid neemt, vooruitdenkt en wil meebouwen aan een groeiende high-end kliniek.
Verantwoordelijkheden:
* Ontvangen, begeleiden en opvolgen van cliënten op een warme en professionele manier
* Fungeren als eerste aanspreekpunt voor cliëntvragen (in de kliniek, telefonisch en online)
* Beheer van de agenda en afsprakenplanning
* Ondersteuning van de dagelijkse kliniekwerking (betalingen, facturatie, dossiers)
* Voorraadbeheer en opvolging van producten en materialen
* Correct en gestructureerd bijhouden van cliëntendossiers
* Actief bijdragen aan het verbeteren en professionaliseren van interne processen
* Signaleren van opportuniteiten binnen werking, klantflow en efficiëntie
* Meedenken over hoe de kliniek verder kan groeien en optimaliseren
* Ondersteuning bij lokale marketing, partnerships en events
* Meehelpen aan content creatie (social media) en overige externe communicatie
Kwalificaties:
* Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare omgeving (high-end hospitality, kliniek, wellness, retail)
* Uitstekende communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden
* Ervaring in het opvolgen en verbeteren van interne processen
* Sterk organisatorisch vermogen en oog voor detail
* Interesse in huidverzorging en de beauty-industrie
* Vloeiend in Nederlands en Engels - Frans is een plus
* Ervaring met het verbeteren van processen an AI tools is een plus
Wat Bieden Wij:
* Een centrale rol binnen een snelgroeiende high-end kliniek
* Veel autonomie en verantwoordelijkheid
* Een stijlvolle en professionele werkomgeving
* Trainingsmogelijkheden om meer te leren over onze producten en behandelingen
* Korting op behandelingen en producten
* Groeikansen binnen de kliniek - samen groeien leidt tot meer verantwoordelijkheid en hogere vergoeding
* Samenwerking op zelfstandige basis (freelance)