Wij zoeken een management assistant voor ons kantoor. Als management assistant bij onze organisatie heb je een gevarieerd takenpakket met boeiende verantwoordelijkheden.
Je bent de administratieve rechterhand van een team van advocaten en mede dankzij jou draait de administratie van het kantoor op wieltjes.
De taken zijn onder andere:
* Agendabeheer en opvolging deadlines;
* Beheer van interne en externe mails en briefuitwisseling;
* Eerste telefonisch contact met cliënten (soms ook in Frans of Engels);
* Opstellen of herlezen van documenten in Word/Powerpoint en verzorgen van lay-out;
* Presetenties voor cliënten, webinars, seminaries, …voorbereiden;
* Vergaderingen organiseren en voorbereiden;
* Cliëntendossiers up-to-date houden en dit zowel voor de papieren dossiers als de digitale dossiers;
* Tijdsprestaties ingeven in een specifiek softwareprogramma, opvolgen van de facturatie en aanmaken van onkostennota's;
* Beheer van cliëntendossiers: aanmaak, opvolging en afsluiting;
* Cliëntengegevens aanvullen in de cliënten database;
* Standaard e-mails opmaken in het kader van gerechtelijke procedures;
* Deadlines ingeven in de procedurekalender en digitaal neerleggen van conclusies. Beide gebeuren via aan te leren software tools;
We zoeken iemand die:
* Iets goeds is in organisatie en kan verschillende taken tegelijk beheren;
* Communicatief en enthousiast is en voldoening haalt uit het bieden van administratieve support;
* Discreet, professioneel en goed om kan gaan met wisselende prioriteiten;
* Goede kennis heeft van het Nederlands, Frans en Engels en uitstekende kennis van de MS Office toepassingen;
* Bachelor of Master diploma heeft.
Als we je vinden zal er sprake zijn van:
* Een functie met veel verantwoordelijkheid in een mensgerichte organisatie;
* Jou ontvangen door een geweldig team waar communicatie cruciaal is;
* Een competitief salarispakket met diverse extralegale voordelen;
* De mogelijkheid tot 2 dagen telewerk/week na een inwerkperiode van 4 maand;
* Een hartelijke en ambitieuze no-nonsense cultuur waar respect voor eenieder erg belangrijk wordt geacht.
We benadrukken dat jij moet passen binnen deze beschrijving!