Mission
Le rôle du secrétariat des membres du Collège communal est d'assurer le soutien administratif et logistique des membres du Collège (le Bourgmestre et les Echevins) dans leurs fonctions de gestion et d'administration de la Ville.
Cela inclut la préparation des dossiers, la rédaction des procès-verbaux, la gestion de la correspondance, l'organisation des réunions, la rédaction de courriers et d'information aux citoyens et l'assistance générale pour l'exécution des décisions du Collège et du Conseil communal.
La collaboratrice, le collaborateur du membre du Collège est une agente, un agent administratif au service de la Ville et travaille en collaboration avec le Directeur Général, qui est le chef du personnel et le conseiller juridique du Collège et du Conseil communal.
La finalité et les activités principales
Communication
* Vous proposez des réponses, rédigez, lisez des courriers/courriels officiels entrants et sortants
* Vous assurez l'indicatage et l'organisation des courriers et courriels
* Vous assurez la bonne circulation des informations
* Vous assurez le suivi des contacts avec les citoyens et autres
* Vous accompagnez votre Echevine à divers événements, visites, inaugurations, ...
* Vous serez amenée, amené éventuellement, à préparer des discours officiels, à prendre des photos et des vidéos lors d'évènements, …
Contenu
* Vous assistez l'Échevine dans toutes ses tâches quotidiennes
* Vous rédigez des notes, des courriers, des communications, des rapports, vous relisez des textes, vous résumez des publications et des études
* Vous consultez les différents services internes
* Vous assurez le lien entre le Collège et les différents services communaux
* Vous recherchez des informations et vous suivez l'actualité des matières relevant de la compétence de l'Échevine
* Vous préparez et suivez les dossiers à soumettre au Collège ou Conseil communal
* Vous apprenez à connaître les quartiers de Tubize (bâtiments, plan des rues, organisations, …)
* Vous suivez l'actualité tubizienne
* Vous organisez les évènements prévus dans le PST sous la supervision du service compétent de l'administration, et liés aux compétences du Cabinet (planification, organisation, ...), vous collaborez avec le service communication pour en faire une promotion conforme au règlement et vous y assistez (prestations en soirée ou durant le week-end en fonction de l'agenda desdits évènements)
Administration
* Vous gérez l'agenda de l'Echevine, de l'Echevin et vous programmez les réunions
* Vous assurez le suivi administratif dans le cadre de la permanence et des activités
* Vous planifiez, suivez et coordonnez des projets
* Vous recherchez des subsides et vous faites le suivi auprès des services qui constituent ces dossiers en vue de les obtenir et d'en assurer leur mise en œuvre
* Vous vous chargez du suivi des approbations et signatures de dossiers et projets
* Vous aidez à la mise en œuvre des décisions prises par le Collège
* Vous accueillez les participants aux réunions
* Vous préparez et assistez à des réunions (rédaction de présentation via un logiciel, vidéoprojecteur, boissons, réservations, …) et vous rédigez les procès-verbaux.
Profil
Les compétences professionnelles
* Vous êtes orientée, orienté solutions
* Vous êtes capable d'établir des priorités et vous résistez au stress
* Vous avez une bonne capacité de synthèse
* Vous avez une approche orientée vers l'action et les résultats
* Vous possédez des compétences en communication écrite (y compris digitale) et orale
* Vous faites preuve d'initiative et vous êtes capable de travailler de manière autonome et en équipe
* Vous vous adaptez facilement dans différents contextes
* Vous êtes flexible et disponible (prestations potentielles en soirée ou durant le week-end)
* Vous êtes fiable et intègre
* Vous marquez un intérêt pour la politique locale et les compétences de votre Echevine, votre Echevin
* Vous êtes animée, animé par le désir de contribuer à l'amélioration des services destinés à la population
Les aptitudes personnelles
* Vous maîtrisez parfaitement le français écrit et parlé (la connaissance du néerlandais est un plus)
* Vous maîtrisez les logiciels informatiques les plus couramment utilisés (Office 365, …)
* Une maîtrise avancée des outils de communication y compris digitaux (Canva, …)
* La connaissance des secteurs public et politique est un plus
* Vous marquez un intérêt pour Tubize et son contexte socio-économique
* Vous marquez une sensibilité particulière pour compétences suivantes : égalité des chances et politique de genre, diversité et inclusion
Type d'emploi
Contrat de travail
* Statut employé
* A durée indéterminée avec une clause résolutoire liée à la durée de la mandature
* A mi-temps, soit 18h45/semaine (du lundi au vendredi) – Prestations en soirée ou le weekend possibles suivant les évènements organisés par le Cabinet
Rémunération
* Niveau de rémunération : Bachelier ou Graduat (niveau D6)
* Niveau D6 : 34.326,23 € minimum (zéro année d'ancienneté) et 52.743,53 € maximum (25 années d'ancienneté)
* Reprise d'ancienneté dans une fonction similaire possible (maximum 25 années)
Avantages
* Horaire flottant
* Les agents bénéficient de minimum 32 jours de congés annuels pour des prestations complètes
* Allocation de fin d'année
* Intervention à 100% pour les frais de transport entre domicile et lieu de travail organisé par les sociétés de transports publics
* Octroi d'une indemnité kilométrique pour l'utilisation de la bicyclette sur le chemin du travail
* Accessibilité aisée via les transports en commun (gare SNCB à proximité)
* Possibilité de télétravailler
Modalités de la candidature
Les candidatures devront parvenir à l'Administration le 26 décembre 2025 au plus tard.
Votre candidature doit être introduite uniquement via le guichet électronique du Site Internet de la Ville de Tubize en y versant les documents requis en format PDF, à savoir :
1. Une lettre de motivation précisant le poste visé
2. Un Curriculum vitae
3. Une copie du diplôme requis
4. Une copie recto-verso du permis de conduire, le cas échéant
5. Une copie recto-verso de la carte d'identité
6. Un extrait de casier judiciaire récent " modèle 1 "