Titre du poste : Secrétaire – assistant(e) en Ressources Humaines
Le groupe de société, Roton Environnement / Belgarena / SETSJ, est à la recherche d’un(e) secrétaire-assistant(e) en Ressources Humaines, pour la société Roton Environnement située à Farciennes, dont l'activité est le traitement de terres polluées et la valorisation de déchets inertes.
Description du poste :
Secrétaire dynamique et compétent(e) qui possède également des connaissances approfondies en ressources humaines. En tant que secrétaire avec une compréhension solide des pratiques RH, vous jouerez un rôle clé dans le soutien administratif quotidien tout en participant activement à la gestion des aspects liés aux ressources humaines.
Responsabilités :
1. Assurer la gestion des tâches administratives de l’entreprise,
2. Assurer les tâches administratives liées à la gestion des ressources humaines de l’entreprise.
Vos missions :
Un large éventail de tâches vous offre la variété nécessaire. De la vérification et de la mise à jour des données, de la préparation et du suivi des documents et fichiers à la réponse aux questions du personnel :
· Vous gérez efficacement les tâches administratives quotidiennes, la gestion et classement des courriers entrants et sortants et des contrats, la gestion des appels téléphoniques, l’accueil des visiteurs, la préparation des réunions et des formations, et la tenue de dossiers, les copies et le classement des factures comptables, la rédaction des notes de service et des newsletters, contact des sociétés pour diverses informations.
· Vous accompagnez la direction, pour la gestion administrative, ses appels, son courrier, les filtrer et y répondre éventuellement. Accompagner et assister lors de réunions et rédaction des procès-verbaux. Accompagner la préparation des conseils d’administration ;
· Vous accompagnez l’équipe opérationnelle pour la gestion administrative et notamment l’élaboration des courriers sortants et des procédures internes Si quelqu’un est surchargé, alors vous lui prêtez assistance ;
· Vous gérez les tâches administratives liées à la gestion des ressources humaines, recenser, comptabiliser les contrats, les avertissements, les horaires prestés, les absences, les retards, le chômage économique, les congés et retraites ;
· Vous transmettez ces informations au secrétariat social. Ensuite, vous vérifiez si le secrétariat social a correctement traité les données afin que tout le monde soit payé correctement et à temps ;
· Vous êtes chargé(e) de la communication et de la transmission des informations utiles aux membres du personnel, aux compagnies d’assurance, à la mutuelle ou au secrétariat social. Être le lien entre toutes ces personnes. Vous assurez toute la confidentialité nécessaire pour le traitement et la transmission des données ;
· Vous vérifiez et maintenez à jour les dossiers du personnel et les adaptez aux exigences légales. Vous collectez et mettez à jour les données du personnel et les traitez de manière opportune et correcte dans diverses applications RH ;
· Vous parlez aux responsables d’équipes. Vous les informez et répondez à leurs questions sur l’administration du personnel, les procédures internes et les réglementations et vous vous efforcez ainsi d’offrir un service RH optimal au management. De même, vous collaborez avec l'équipe opérationnelle pour la planification et la mise en œuvre de formations, la rédaction et la mise à jour des documents opérationnels ;
· Les collaborateurs peuvent également vous contacter. Vous les familiarisez avec les procédures RH, la réglementation, les conventions collectives de travail, les contrats et les attestations obligatoires. Vous faites également attention à un service cordial ;
· Vous archivez toutes les données selon des consignes préétablies Vous aidez à la création d’aperçus du personnel, de statistiques du personnel, de chiffres clés et de contrôle et de tableaux de bord pertinents qui servent de sources d’informations pour la gestion du personnel et la direction générale ;
· Vous coordonnez les activités liées au recrutement, y compris la rédaction et la publication d'annonces, la gestion des candidatures et la coordination des entretiens ;
· Vous assistez dans l'orientation des nouveaux employés en fournissant des informations essentielles sur les politiques de l'entreprise et les procédures administratives.
D’autres tâches vous sont confiées, par exemple :
· Rédiger des lettres, des notes, des présentations ou des comptes rendus ;
· Rechercher ou demander des informations et de la documentation, intégrer, mettre à jour et enrichir des sources de données volumineuses ;
· Suivre et compléter des dossiers ;
· Traiter le courrier et les e-mails ;
· Classer de manière digitale ;
· Être le back up d’un collaborateur et notamment à la bascule.
Vos compétences :
Vous êtes flexible et polyvalent(e). Vous répondez rapidement aux demandes de vos collègues.
· Expérience antérieure en tant que secrétaire/administratif, de préférence dans un contexte lié aux ressources humaines ;
· Vous connaissez les règles et procédures de l’administration du personnel. Vous suivez également la réglementation RH ;
· Les systèmes de gestion du personnel n’ont pas de secret pour vous et vous basculez rapidement entre divers outils et plateformes numériques ;
· Vous êtes familiarisé(e) avec la gestion de fichiers ;
· Vous saisissez rapidement l’essence des messages, des demandes ou des questions ;
· Vous travaillez avec précision. Vous traitez les données et les fichiers avec un œil critique ;
· Vous offrez aux collaborateurs une oreille attentive et vous les aidez professionnellement par e-mail et téléphone ;
· Vous naviguez en douceur entre les différentes applications logicielles Office ;
· Vous avez l’esprit d’équipe, vous êtes ouvert (e) aux retours d’expérience et vous aidez vos collègues de manière spontanée ;
· Vous maîtrisez la langue française et avez d’excellentes compétences en communication avec une attitude orientée service ;
· Vous écrivez correctement et versez des textes dans une mise en page accessible, également pour la communication en ligne.
Package salarial & conditions de travail :
· Travail de jour (du lundi au vendredi de 08h00 à 17h00) (40h/semaine)
· Salaire mensuel en fonction de vos compétences
· Chèques-repas de 7 euros par jour presté
· 13ème mois
· GSM de fonction
· Ordinateur portable de fonction
· Contrat à durée indéterminé sur Roton Environnement
Si vous êtes une secrétaire confirmée et organisée, proactive et dotée d'une solide compréhension des pratiques RH, nous serions ravis de recevoir votre candidature. Rejoignez notre équipe dynamique et contribuez à façonner notre environnement de travail positif et professionnel en adressant votre CV et lettre de motivation à notre société conseil via le bouton POSTULER avec la référence « candidature ROTON/RH »
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