Vous êtes le premier point de contact pour les clients et les différentes administrations publiques. Vous apportez le soutien nécessaire au notaire et aux gestionnaires de dossiers sur le plan pratique et administratif, vous gérez l’organisation matérielle de l’Etude :
Vous apportez le soutien nécessaire au notaire et aux gestionnaires de dossiers sur le plan pratique et administratif, vous gérez l’organisation matérielle de l’Etude :
* Vous êtes en première ligne pour les appels téléphoniques entrants et vous assurez la transmission des messages auprès des gestionnaires de dossiers/notaire ;
* Vous accueillez les clients d’une manière agréable et professionnelle et êtes responsable de la réception ;
* Vous gérez l’agenda du notaire et des juristes;
* Vous êtes la personne de contact auprès des fournisseurs de matériel bureautique (commande papier, petit matériel etc) ;
* Vous classez et archivez les dossiers cloturés ;
* Vous accomplissez diverses tâches administratives telles que l’encodage informatique du fichier client, encodage donnée dossiers électronique clients ;
* Vous établissez une partie du post-acte : e-registration, e-depot envoie décompte/facture et copie aux clients, envoie copie aux confrères, suivi des documents à recevoir du confrère
* Possibilité d’évolution dans la fonction : post-acte complet, et devenir progressivement la secrétaire des juristes (ouverture dossier, rédaction d’actes simples, réalisation des tâches administratives, etc)
* Vous gérez la négociation immobilière (publication des annonces, renseignements aux amateurs, réception des offres, ..)
Environnement de travail
* Etude composée d’un notaire et quatre collaborateurs
* Equipe stable, à taille humaine et ambiance familiale
* Programme informatique acta libra
Profil recherché :
* Expérience dans le notariat est indispensable ;
* Vous accueillez les clients de manière agréable et professionnelle, vous répondez aimablement aux appels téléphoniques ;
* Vous êtes motivé, soigné et dynamique ;
* L’informatique/la technologie n’a pas de secret pour vous - Vous avez une bonne maîtrise des applications informatiques courantes (Outlook, Word, Excel, etc.) et êtes toujours prêt à apprendre de nouvelles applications ; vous êtes débrouillards
* Vous vous intégrez facilement dans un groupe et êtes à l'aise dans les contacts avec les clients ;
* Vous avez une personnalité ouverte, amicale et attentive ;
* Excellente présentation, résistance au stress, sens du service au client, bons sens de l’organisation et des responsabilités, autonomie et esprit d’équipe font partie des principales qualités requises pour cette fonction ;
* L’expérience dans une fonction similaire constitue un atout ;
Nous proposons :
* Travail à temps plein (4/5ème ) avec entrée immédiate ;
* Une rémunération à convenir en fonction de l’expérience ;
* En outre, vous bénéficierez des avantages extralégaux liés au secteur du notariat (assurance hospitalisation, plan de pension complémentaire, assurance perte de revenus, prime de fin d'année et sectorielle, frais de déplacement et éco-chèques );
* Des possibilités de formation et d’évolution
* Un CDI (ou, si peu d'expérience, CDD de 6 mois avec possibilité de CDI)
Veuillez envoyer votre CV et lettre de motivation à : helene.ronlez@notaire.be
Nous traitons votre demande avec la discrétion nécessaire.
Si vous postulez à un emploi chez nous, votre CV et votre lettre de motivation, qui contiennent entre autres des données d'identification, des données concernant la profession et le cursus académique, seront conservés dans notre base de données pendant 3 ans pour des raisons d'intérêt légitime (par exemple, la prise de contact pour un nouvel emploi). Ces données ne seront pas échangées avec des tiers, sauf en cas d'obligation légale. Vous pouvez toujours exercer tous les droits inclus dans le GDPR en particulier, le droit d'accès et d'information, le droit à l'effacement des données, le droit à la restriction du traitement, le droit de rectification, le droit d'objection et le droit de plainte auprès de l'autorité de contrôle, en contactant le notaire. Nous veillons à ce que toutes vos données personnelles soient traitées conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée.