Bedrijfsinformatie
AGSO Knokke-Heist is het autonoom gemeentebedrijf van Knokke-Heist, een bruisende kustgemeente met internationale uitstraling. Bij AGSO Knokke-Heist werken we dagelijks aan een duurzame, aangename en kwalitatieve leef-, werk- en ontspanningsomgeving voor inwoners, bezoekers en bedrijven.
Werken bij AGSO Knokke-Heist betekent deel uitmaken van een divers en enthousiast team dat samen het verschil maakt. Wij dragen een goede werk-privébalans, persoonlijke ontwikkeling en collegialiteit hoog in het vaandel. Elk talent krijgt de kans om zich verder te ontplooien via opleidingen, coaching en doorgroeimogelijkheden.
Functieomschrijving
Als managementassistent ben je een onmisbare schakel binnen onze organisatie. Jij zorgt ervoor dat het managementteam optimaal kan functioneren en dat de dagelijkse werking vlot verloopt.
* Je biedt proactieve en coördinerende ondersteuning aan de algemeen manager en afdelingsmanagers.
* Je volgt projecten operationeel mee op en bewaakt deadlines.
* Je staat in voor het onthaal, administratieve taken en ondersteuning van de personeelsdienst.
* Je vormt de centrale spil in de interne communicatie tussen managers en medewerkers.
* Je verzorgt correspondentie, behandelt mails en telefoons, en maakt verslagen van vergaderingen.
* Je bouwt een professionele samenwerking uit met het managementteam, het directiecomité en de raad van bestuur.
Kortom: jij houdt de motor draaiende en zorgt ervoor dat iedereen kan focussen op zijn kerntaken.
Takenpakket (wordt geleidelijk opgebouwd):
Bij de start ligt de focus op onderstaande kernactiviteiten:
* Noteringen en agendapunten afwerken: Je controleert en leest de voorbereide agendapunten na, en zet deze accuraat in het notuleringsprogramma.
* Verslagen maken van managementmeetings: Je maakt duidelijke en beknopte vergaderverslagen aan de hand van een sjabloon in bulletpoints.
* Jaarverslag en jaarrekening afwerken: Je bewaakt de aanlevering van gegevens door collega’s, stuurt tijdig herinneringen, controleert de documenten op volledigheid en spelling, en houdt de deadlines in het oog.
* Bijzondere prestaties inputten: Je voert manueel de bijzondere prestaties van de arbeiders in het tikkingsysteem in.
Jouw profiel
Dit heb je nodig voor de job
Je bent een administratieve duizendpoot met een gezonde dosis enthousiasme. Structuur, discretie en professionaliteit kenmerken jou. Jij houdt steeds het overzicht en bent een echte teamplayer.
Wat verwachten wij van jou?
* Minimaal een bachelordiploma, bij voorkeur in een administratieve richting
* Sterke administratieve vaardigheden en oog voor detail
* Uitstekende kennis van het MS Office pakket en Office 365, vlotte omgang met digitale tools
* Administratief sterk: je werkt nauwkeurig, leest teksten foutloos na en zorgt dat documenten altijd goed verzorgd zijn
* Organisatorisch talent: je bewaart het overzicht, bewaakt deadlines en bent stressbestendig
* Discretie: je kan vertrouwelijke informatie met respect behandelen
* Zelfstandig én flexibel: je weet je taken goed te organiseren en schakelt makkelijk tussen verschillende projecten
* Klantgericht en communicatief: je werkt met een positieve ingesteldheid, communiceert vlot met collega's, management en externe partners
* Prioriteren: je hebt een scherp inzicht in wat belangrijk is en weet snel te schakelen als de situatie daarom vraagt
Wij bieden jou
Je loon en extralegale voordelen
* Je start in een tijdelijke functie tot eind juni, maar je kan nog deelnemen aan de procedure voor een vast contract.
* Je wordt aangeworven op B-niveau: relevante ervaring wordt meegenomen op basis van tewerkstellingsattesten.
* Competitieve verloning volgens barema B1–B3: €3.059,65 tot €5.155,42 bruto per maand (afhankelijk van ervaring en anciënniteit).
Je krijgt aantrekkelijke extralegale voordelen:
* Maaltijdcheques (€8 per gewerkte dag)
* Hospitalisatieverzekering voor het gezin
* Pensioenvoordelen
* Fietsvergoeding en fietslease
* Uitgebreide verlofregeling voor een gezonde work-life balance.
* Ruime opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden zodat je jezelf kan blijven ontplooien.
* Relevante beroepservaring uit de privésector kan worden meegenomen als schaalanciënniteit, mits bewijs via originele werkgeversattesten.
* Ervaring uit de openbare sector wordt volledig meegeteld.
Zo zit het met je vakantie
Op te nemen in samenspraak.