Mission :
Le collaborateur Accueil assure d'une part un accueil physique et téléphonique de qualité, en identifiant les besoins des usagers et en les orientant vers les services appropriés et d'autre part un soutien administratif global aux différents services de l'administration.
Sa mission inclut la transmission d'informations sur les services du CPAS, les procédures administratives et les droits des usagers, ainsi que la gestion des documents administratifs. Il contribue également à l'amélioration des procédures et à l'écolage des nouveaux.
Activités principales :
* accueillir physiquement et téléphoniquement ;
* identifier les besoins des usagers et les orienter vers les services internes ou partenaires externes appropriés ;
* fournir des informations générales sur les services, les procédures administratives et les droits des usagers ;
* réceptionner, analyser, encoder, mettre à jour, dispatcher et/ou archiver des documents et des données ;
* préparer, rédiger, imprimer, délivrer photocopier et numériser des documents types ;
* assurer le suivi administratif des dossiers et leur mise à jour ;
* participer aux réunions, assurer le suivi et la rédaction de comptes-rendus ;
* relayer les situations complexes ou urgentes à la ligne hiérarchique et contribuer à l'amélioration des processus de service ;
* assurer un support administratif aux services sociaux et autres départements ;
* assurer l'accueil et l'écolage des nouveaux collègues et des stagiaires.
Conditions de participation :
* être titulaire d'un certificat ou diplôme Belge d'enseignement secondaire supérieur (CESS) (niveau C) ou être en possession d'une décision d'équivalence assimilant le diplôme d'études étranger au diplôme requis au moment de l'engagement ;
* disposer d'une expérience dans une fonction similaire, notamment au sein d'un CPAS ou d'une administration.
Profil de la fonction :
* avoir une excellente capacité d'écoute et de communication, tant à l'écrit qu'à l'oral ;
* disposer d'un bon sens de l'organisation, rigueur et fiabilité ;
* faire preuve d'esprit d'équipe, adaptabilité, empathie et assertivité ;
* maîtriser des techniques d'accueil et de communication téléphonique ;
* connaitre les logiciels de bureautique de base (Word, Excel, Outlook) ;
* maitriser le français et le néerlandais, être en possession des certificats linguistiques délivrés par (écrit et oral) ou être disposé à les obtenir ;
* respecter strictement le secret professionnel, la déontologie et le règlement de travail ;
* avoir une connaissance générale du fonctionnement d'un CPAS.
Atouts :
* être titulaire d'un diplôme avec une orientation techniques d'accueil, bureautique ou sciences/techniques sociales ;
* maitriser les logiciels : Sociabili, Tiks et Agendas.
Offre :
Constitution d'une réserve de sélection pour un contrat à durée indéterminée ou un contrat de remplacement :
* échelle barémique conforme aux barèmes des administrations locales de la Région de Bruxelles-Capitale : niveau C ;
* reconnaissance de l'expérience professionnelle acquise (toute l'ancienneté dans le secteur public et maximum 6 ans dans le secteur privé pour les postes en lien avec la fonction) ;
* capital congé attrayant ;
* horaires flexibles, tout en respectant les plages fixes d'accueil du public (8h-12h / 12h45-16h, ou 7h30-13h30 en été) ;
* octroi d'un titre de transport STIB ainsi qu'un remboursement des autres frais de transport public pour les trajets domicile-lieu de travail et/ou d'une prime vélo ou piéton (accès aisé en transport en commun) ;
* allocation de fin d'année ;
* octroi de titres repas ;
* assurance pension complémentaire (2ème pilier de pension) jusqu'à la nomination éventuelle ;
* prise en charge de formations poussées ;
* octroi d'une prime de bilinguisme, sur présentation des certificats linguistiques de requis (écrit et oral) ;
* possibilité de souscrire à une assurance hospitalisation à un tarif avantageux ;
* possibilité de nomination après 5 ans sur base des conditions du statut administratif.
Type d'emploi : Temps plein
Avantages :
* Aide au transport quotidien
* Chèques repas
* Indemnité kilométrique
Lieu du poste : En présentiel
Date limite de candidature : 12/03/2023