Jouw functie
Je ondersteunt het secretariaat van de faculteit Wetenschappen op administratief en logistiek vlak. Je voert uiteenlopende administratieve taken uit met oog voor procedures, regels en deadlines en draagt zo bij aan een efficiënte werking van de faculteit.
Dit betekent dat:
1. je bent het aanspreekpunt voor administratieve opvolging en behandelt vragen met focus op een kwaliteitsvolle dienstverlening. Collega's kunnen bij jou terecht met administratieve en praktische vragen.
2. je mee instaat voor het logistieke beheer van de faciliteiten binnen de faculteit. Je werkt hiervoor samen met andere diensten binnen de universiteit;
3. je instaat voor de administratieve en logistieke ondersteuning bij activiteiten, vergaderingen en evenementen van de faculteit, haar opleidingen en haar onderzoeksgroepen (workshops, congressen, infosessies, PR- en marketingactiviteiten, enz.);
4. je mee verantwoordelijk bent voor het onthaal en permanentie van het faculteitssecretariaat, telefonie, informatieverzameling, briefwisseling, documentmanagement, enz.;
5. je nieuwe collega's mee wegwijs maakt in de faculteit.
Jouw team
De organiseert onderwijs, onderzoek en dienstverlening binnen de disciplines Biologie, Chemie, Fysica, Informatica, Materiomics, Statistiek en Wiskunde. Ze doet dat binnen de academische context van de Universiteit Hasselt. De faculteit streeft ernaar om binnen deze context studenten en onderzoekers op te leiden tot wetenschappers van de toekomst met een duidelijke maatschappelijke verantwoordelijkheid. Als administratief medewerker zorg je mee voor een vlotte dienstverlening van het faculteitssecretariaat.
Jouw talenten
6. Je bent in het bezit van een professionele bachelor, bij voorkeur in office management, bedrijfsmanagement of gelijkwaardig. Relevante ervaring is een troef.
7. Je haalt veel voldoening uit het efficiënt behandelen van administratieve taken en het ontzorgen van collega's op administratief vlak.
8. Je vindt het leuk om zelfstandig met een takenpakket aan de slag te gaan. Je kan hierbij de juiste prioriteiten stellen met het oog op een vlotte en efficiënte aanpak van de aan jou toegewezen verantwoordelijkheden.
9. Je gaat steeds gestructureerd, nauwkeurig en gedetailleerd te werk met zorg voor een kwaliteitsvol en betrouwbaar eindresultaat.
10. Je bent leergierig waardoor je je snel kan inwerken en je vindt het fijn om jezelf nieuwe administratieve processen en applicaties eigen te maken met het oog op het optimaal uitoefenen van je functie.
11. Je toont je flexibel naar takenpakket, je schakelt vlot tussen werkprioriteiten als dat nodig is en hecht belang aan het behalen van deadlines. Je staat er voor open om enkele keren aanwezig te zijn buiten de kantooruren bij bepaalde evenementen.
12. Microsoft Office-tools (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Teams ...) hebben geen geheimen voor jou ; kennis van Google-tools (Mail, Calendar, Drive, Meet) is een pluspunt.
13. Je bent collegiaal en vindt het fijn om samen te werken en collega's te ondersteunen waar nodig.
14. Je communiceert mondeling en schriftelijk op een professionele, vriendelijke, klantgerichte en zelfzekere wijze in het Nederlands. Je bent daarnaast vlot in het Engels om schriftelijk en mondeling te kunnen communiceren met internationale collega's, studenten of externen.
Ons aanbod voor jou
Je wordt aangesteld als Administratief en Technisch Personeel en verloond volgens .
We bieden jou een contract van onbepaalde duur met een deeltijdse (%) aanstelling. De invullign van het uurrooster wordt in overleg met jou afgesproken. Je verloning wordt aangevuld met een groepsverzekering, eindejaarstoelage en vakantiegeld, hospitalisatieverzekering voor het hele gezin, ecocheques, fietsvergoeding en korting in onze bedrijfsrestaurants. Daarnaast kan je rekenen op initiatieven die jouw welzijn, een goede work-life balans en levenslang leren ondersteunen: compensatie van occasioneel avond- of weekendwerk op een ander moment, een groeiend aanbod aan opleidingen en loopbaanondersteuning, kinderopvang tijdens vakanties en tenslotte ... een positieve en hechte werkomgeving.