Deputy Facility Manager @ SECO
SECO Belgium is op zoek naar een Deputy Facility Manager voor zijn afdeling Facilities.
Als deputy Facility Manager ben je samen met de Facility Manager verantwoordelijk voor het strategisch en operationeel beheer van alle facilitaire diensten binnen de organisatie.
Je waarborgt een veilige, efficiënte en aangename werkomgeving en speelt een sleutelrol in het optimaliseren van processen, kosten en duurzaamheid.
Je taken en verantwoordelijkheden:
1. Facilitair beheer (operationeel & strategisch)
* Coördineren van alle facilitaire diensten zoals schoonmaak, onderhoud, beveiliging, receptie en catering, met focus op kwaliteit, efficiëntie en gebruikerservaring
* Opstellen en implementeren van een facilitair beleid in lijn met de bedrijfsstrategie
* Continu analyseren en verbeteren van facilitaire processen en workflows
* Beheren van gebouwinfrastructuur, technische installaties en nutsvoorzieningen
* Opstellen van onderhoudsplannen (preventief en correctief) en opvolgen van interventies
2. Leveranciers- en contractbeheer
* Selecteren, onderhandelen en opvolgen van externe leveranciers en dienstverleners
* Beheren van contracten en SLA's, inclusief evaluatie van prestaties en bijsturing waar nodig
* Organiseren van aanbestedingen en prijsvergelijkingen om kosten te optimaliseren
3. Budget en kostenbeheer
* Opstellen, beheren en bewaken van het facilitaire budget
* Identificeren van kostenbesparingen zonder in te boeten op kwaliteit
* Opvolgen van facturatie en rapporteren over uitgaven en forecasts
4. Veiligheid, welzijn, compliance & policies
* Toezien op naleving van wetgeving rond veiligheid, gezondheid en milieu (HSE)
* Coördineren van veiligheidsprocedures, evacuatieplannen en inspecties
* Fungeren als aanspreekpunt voor audits en controles
* Opstellen, beheren en up-to-date houden van relevante bedrijfspolicies (bv. facility policy, car policy, clean desk policy, veiligheidsrichtlijnen, etc.)
* Zorgen voor duidelijke communicatie en implementatie van policies binnen de organisatie
* Regelmatig evalueren en actualiseren van policies in lijn met wetgeving en bedrijfsnoden
* Stimuleren van een veilige en ergonomische werkomgeving
5. Projectmanagement & optimalisatie
* Leiden van facilitaire projecten zoals verbouwingen, verhuistrajecten of herinrichting van werkplekken
* Initiëren van duurzaamheidsprojecten (energiebeheer, afvalreductie, vergroening)
* Implementeren van innovatieve oplossingen (smart building, digitalisering, etc.)
6. Fleet management
* Beheren van het volledige wagenpark (personenwagens, bestelwagens, eventueel fietsen)
* Coördineren van leasingcontracten, onderhoud, herstellingen en keuringen
* Opvolgen van kosten, brandstofgebruik en optimalisatie van het wagenpark
* Beheren en actualiseren van de car policy en adviseren rond mobiliteitsoplossingen (elektrificatie, laadpalen, mobiliteitsbudget, etc.)
* Aanspreekpunt voor medewerkers bij vragen rond voertuigen, schade en gebruik
* Zorgen voor naleving van wetgeving en interne richtlijnen rond mobiliteit
7. Archief- en documentbeheer
* Beheren en structureren van zowel fysieke als digitale archieven
* Opstellen en implementeren van een duidelijk archiveringsbeleid (bewaartermijnen, classificatie, toegangsrechten)
* Zorgen voor veilige opslag en vertrouwelijkheid van documenten, conform GDPR en interne richtlijnen
* Coördineren van archiefopslag (on-site en extern) en optimaliseren van opslagruimte
* Organiseren van digitaliseringsprojecten en overgang naar elektronische documentbeheersystemen
* Toezien op correcte vernietiging van documenten volgens wettelijke bewaartermijnen
* Ondersteunen van interne afdelingen bij het terugvinden en beheren van documenten
8. Stakeholdermanagement
* Fungeren als centraal aanspreekpunt voor alle facilitaire vragen binnen de organisatie
* Nauwe samenwerking met HR, Finance en Operations
* Regelmatig rapporteren aan het management over prestaties, KPI's en verbeterinitiatieven
Je profiel :
We zoeken iemand die verantwoordelijkheidszin, initiatief en sterke soft skills combineert.
Je:
* Beheerst het Nederlands, Frans en Engels
* Hebt sterke communicatieve en relationele vaardigheden
* Werkt gestructureerd en georganiseerd
* Bent resultaatgericht, zonder het menselijke aspect uit het oog te verliezen
* Neemt ownership over je taken en dossiers
* Bent flexibel in werkuren wanneer events dat vragen
* Leert snel en past nieuwe informatie gemakkelijk toe
* Hebt een goede kennis van Excel en interesse in rapportering en analyse
Je bent iemand die rust brengt in drukke momenten en structuur kan aanbrengen in een dynamische omgeving.
SECO biedt:
* Een marktcomform verloningspakket met extralegale voordelen
* Een gevarieerde en dynamische functie met zowel organisatie, coördinatie als aanwezigheid op het terrein
* De kans om je vaardigheden verder te ontwikkelen binnen een groeiende organisatie
* Een samenwerkende en stimulerende werkomgeving
* Een professionele omgeving waar leren en persoonlijke ontwikkeling centraal staan
Geïnteresseerd?
Stuur je CV en motivatiebrief naar HR_Talent@groupseco.com. We kijken ernaar uit!