Hoofdtaak
Binnen het Atomium, een cultureel en toeristisch icoon van internationale uitstraling, staat de “Boekhouder Clients” in voor het nauwgezette en volledige beheer van de klantencyclus. Hij/zij is verantwoordelijk voor de facturatie, de opvolging van betalingen en de invordering, in verband met de commerciële activiteiten, evenementen en partnerschappen van de instelling.
Door zijn/haar werkzaamheden draagt hij/zij bij aan de betrouwbaarheid van de klantenrekeningen, het beheer van de uitstaande bedragen en de optimalisatie van de cashflow van het Atomium.
Verantwoordelijkheden
1. Facturering en invoer
* Opstellen, controleren en versturen van facturen met betrekking tot de verschillende activiteiten van het Atomium (verhuur van ruimtes, evenementen, partnerschappen, B2B-verkoop, diverse diensten).
* De verkoopfacturen invoeren in het boekhoudsysteem.
* Controleren of contracten, overeenkomsten, bestelbonnen en gefactureerde diensten met elkaar in overeenstemming zijn.
* Zorgen voor een gestructureerde classificatie en archivering van boekhoudkundige documenten, in overeenstemming met de interne procedures.
2. Opvolging van betalingen
* De betalingen van klanten registreren (overschrijvingen, domiciliëringen, specifieke betalingen in verband met toeristische activiteiten of evenementen).
* De klantenrekeningen afstemmen en de juistheid ervan garanderen.
* De afstemming met de bankafschriften uitvoeren.
* Identificeren, analyseren en melden van alle afwijkingen of verschillen.
3. Incasso en geschillenbeheer
* Betalingsdeadlines opvolgen en klanten op professionele en respectvolle wijze aanmanen (e-mails, telefoontjes, brieven).
* Behandelen van geschillen met klanten in samenwerking met de betrokken afdelingen (verkoop, evenementen, directie).
* Indien nodig, dossiers voor externe incasso (advocaat, deurwaarder) voorbereiden.
* Onderhouden van een goede relatie met klanten, partners en instellingen, in overeenstemming met het imago van het Atomium.
4. Rapportage en financiële ondersteuning
* De dashboards voor het opvolgen van vorderingen en openstaande bedragen bij klanten bijwerken.
* Deelnemen aan de maandelijkse en jaarlijkse afsluitingen (verantwoording van klantensaldi, voorzieningen voor dubieuze vorderingen).
* De financieel verantwoordelijke informeren over het risico op onbetaalde rekeningen of gevoelige situaties.
* Bijdragen aan de voortdurende verbetering van de boekhoudkundige en administratieve processen.
Technische vaardigheden
* Goede kennis van algemene boekhouding en de klantencyclus.
* Beheersing van boekhoudsoftware of ERP (bijv. Sage, Bob, Odoo of gelijkwaardig).
* Vaardig met Excel (formules, overzichten).
* Kennis van de btw-regels en de Belgische wetgeving inzake facturering.
Gedragsvaardigheden
* Grote nauwkeurigheid, precisie en gevoel voor organisatie.
* Vermogen om meerdere dossiers tegelijk te beheren en deadlines te respecteren.
* Goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
* Servicegerichtheid en diplomatie in contacten met klanten.
* Analytisch vermogen, zelfstandigheid en proactiviteit.
Opleiding en ervaring
* Bachelordiploma boekhouding of gelijkwaardige opleiding.
* Minimaal twee jaar ervaring in debiteurenadministratie.
* Ervaring in een culturele, toeristische, evenementiële of institutionele omgeving is een pluspunt.
Talen
* Frans: vereist
* Nederlands: vereist (professioneel niveau)
* Engels: een pluspunt, gezien de internationale context van het Atomium
Rapporteren, Facturering, Betalingen, Communicatie, Dashboard, Sage, Servicegerichtheid, Debiteuren, Kasstroom, Facturering, Samenwerken, Administratie, Archive, Verkoop, Boekhouding, Engelse taal, Frans, B2B-Marketing, Management, MS Excel, Nederlands