Ben jij de organisatorische ster die onze 'Entertainment & Communicatie' hub draaiende houdt?
Bij Hotel Bonka geloven we in de perfecte combo van communicatie en entertainment. Onze cultuur is dynamisch, hands-on en bruist van creativiteit. Als de spil in ons kantoor zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt, zodat onze creatieve en commerciële teams zich volledig kunnen focussen op wat ze het beste doen: het creëren van onvergetelijke ervaringen.
Ben je op zoek naar een functie waar je met jouw proactieve aanpak en oog voor detail een directe impact maakt in een unieke en levendige sector? Dan ben jij de Office Manager die we zoeken
Wat ga je doen ?
Office- en Facilitair Management:
* Je coördineert het onderhoud van het gebouw en installaties
* Je beheert leverancierscontracten (alarm, cleanteam, etc.)
* Je zorgt voor de bestellingen van al het kantoor-, keuken- en onderhoudsmateriaal.
De Gastvrije Spil:
* Je bent het warme, professionele onthaal voor al onze bezoekers.
* Je beheert de algemene mailbox/telefoonlijn
* Je zorgt voor verzorgde meeting rooms en gemeenschappelijke ruimtes.
* Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor collega's en leveranciers en zorgt voor heldere interne communicatie en een correcte, tijdige opvolging.
Directie & Team Support:
* Je ondersteunt de directie met agendabeheer en coördineert team meetings.
* Je fungeert als personal assistant voor de CEO en CCO.
* Je volgt agenda's nauwgezet en stipt op, bewaakt prioriteiten en anticipeert proactief op wijzigingen zodat planning en samenwerking vlot blijven verlopen.
HR admin en ondersteuning:
* Je coördineert en volgt inkomende sollicitaties en stageaanvragen op.
* Je staat in voor de coördinatie van de stages.
* Je ondersteunt de on- en offboarding.
* Je maakt nieuwe Bonka collega's wegwijs in het kantoor en de cultuur.
* Je verwerkt en volgt opleidingsaanvragen op binnen een duidelijk kader en dient administratief de nodige aanvragen in.
Vloot & IT-Coördinatie:
* Je volgt het wagenpark op (onderhoud, keuring, verzekeringen, car policy)
* Je bent de eerste contactpersoon voor onze externe IT-leverancier.
* Je beheert gebruikersaccounts
* Je bent de interne helpdesk voor eerstelijns IT-vragen.
Veiligheid & Events:
* Je fungeert als preventieadviseur en bent bereid een opleiding te volgen
* Je volgt risico-analyses op.
* Je organiseert en coördineert de interne bedrijfsevents.
Welke competenties breng je mee?
* Hands-on & Oplossingsgericht: Je ziet werk liggen en pakt problemen proactief aan, van een lekkende kraan tot een vastgelopen IT-account.
* Gestructureerd & Nauwkeurig: Je bent een kei in prioriteiten stellen, multitasking in een dynamische omgeving en beheert budgetten en administratie met precisie.
* Flexibel & Stressbestendig: In een entertainmentomgeving is geen dag hetzelfde. Je switcht moeiteloos tussen taken en behoudt je kalmte onder druk.
* Discreet & Betrouwbaar: Je bent een vertrouwenspersoon en gaat discreet om met gevoelige informatie (directieondersteuning, HR-processen).
* Een Communicator & Onderhandelaar: Je communiceert duidelijk met directie en teams en onderhandelt effectief met leveranciers.
Welke vaardigheden en kennis breng je mee?
* Ervaring in facilitair beheer, fleetmanagement en leverancierscontracten.
* Basiskennis van IT-systemen, toegangsbeheer en tools zoals Google Workspace en Microsoft 365.
* Rijbewijs B
* basiskennis Frans en Engels
* Inzicht in preventie- en veiligheidswetgeving is een pluspunt.
Wat biedt Hotel Bonka jou?
* Een sleutelrol in het hart van een uniek bedrijf in de Entertainment en Communicatie sector.
* Een inspirerend team: slimme, enthousiaste collega's die ondersteunen en uitdagen
* Ruimte om je eigen ideeën te ontwikkelen en verantwoordelijkheid te dragen.
* Een fijne werkplek: creatieve omgeving en goeie vibes.
* Impact boven ego : samenwerken aan wat écht telt, zonder gedoe.
* Eerlijke verloning