Votre rôle
Dans ce poste clé, vous :
o Vous assistez les gestionnaires de dossiers et les notaires dans les aspects administratifs et organisationnels de leurs rôles:
* Vous ouvrez tous les dossiers (tant matériellement que dans le logiciel de l’étude) et en confirmez la réception aux clients.
* Vous effectuez les recherches administratives préalables à la passation d’un acte auprès du cadastre et l'urbanisme, des administrations fiscales et des bureaux de l’enregistrement ou des hypothèques.
* Vous êtes le premier point de contact des clients et des différentes administrations publiques.
* En l’absence de notre réceptionniste, vous êtes responsable de l’accueil des clients
* Vous êtes une des voix de notre étude et vous répondez aux appels téléphoniques entrants de manière fluide et professionnelle.
o Vous planifiez les rendez-vous pour les notaires et les juristes.
o Vous traitez lecourrier entrant et sortant.
o Vous êtes responsable du suivi administratif des dossiers après la signature de l’acte :
* inscription au répertoire ;
* enregistrement électronique des actes ;
o enregistrement des testaments et des contrats de mariage dans les registres adéquats ;
* préparation et suivi des dossiers mainlevées ; envoi des copies d’actes, des grosses aux banques ou des expéditions aux clients ;
* clôture et archivage des dossiers
Votre profil
Vous avez une formation en secrétariat et gestion ; idéalement une formation en secrétariat juridique ou vous êtes titulaire d'un bachelier (en droit).
* Vous disposez de préférence d’un expérience administrative préalable dans le secteur de l'immobilier, du notariat (ou une autre profession juridique), d’une banque ou d’une compagnie d’assurance.
* Vous avez une connaissance approfondie de la langue française, vous permettant de communiquer oralement et par écrit de manière professionnelle.
* Vous avez une bonne maîtrise des applications informatiques courantes (Outlook, Word, Excel, etc.) et êtes toujours prêt à apprendre de nouvelles applications.
* Vous avez une bonne organisation et une excellente gestion des priorités.
* Vous vous intégrez facilement dans une équipe et êtes à l'aise dans les contacts avec les clients.
Nous vous proposons
Un contrat à temps plein à durée indéterminée, pour 37h30 à effectuer sur 5 jours
* Un salaire à fixer en fonction de votre expérience et vos responsabilités
* De nombreux avantages sectoriels ou propres à notre étude : chèques repas, assurance hospitalisation, plan de pension complémentaire, assurance perte de revenus, prime de fin d'année, prime CCT, frais de déplacement et éco-chèques
* Une infrastructure informatique performante
* Un environnement épanouissant dans lequel de nombreuses formations sont disponibles et le développement personnel est privilégié
* Tout en tenant compte du bon fonctionnement de l’étude, un régime de travail flexible permettant une bonne organisation de la vie privée