Description du poste
Vous serez la personne de référence pour la planification, la facturation et le support administratif des activités TIS, REA et HSE. Vous travaillez en lien direct avec le Directeur Opérationnel, les chefs de groupes, le service Finance et la cellule commerciale.
* Planifier les missions et gérer les agendas des intervenants.
* Répondre aux appels et aux emails, assurer l’accueil et le suivi client.
* Encoder les missions, organiser les dossiers et assurer le back-office.
* Télécharger, trier et transmettre les documents aux équipes techniques.
* Facturer les missions terminées et assurer le suivi administratif avec Finance.
* Rédiger des notes, documents et offres simples en contrôle technique.
* Appliquer le système de management interne et garantir la confidentialité.
* Collaborer avec les équipes opérationnelles et commerciales au quotidien.
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U bent het aanspreekpunt voor de planning, facturatie en administratieve ondersteuning van de TIS-, REA- en HSE-activiteiten. U werkt nauw samen met de Operationeel Directeur, de groepsverantwoordelijken, de dienst Finance en de commerciële cel.
* Plannen van opdrachten en beheren van de agenda’s van de medewerkers.
* Beantwoorden van telefoons en e-mails, ontvangst en opvolging van klantencontacten.
* Invoeren van opdrachten, organiseren van dossiers en verzekeren van het backoffice.
* Documenten downloaden, sorteren en doorsturen naar de technische teams.
* Factureren van afgeronde opdrachten en opvolgen van de administratie met Finance.
* Opstellen van nota’s, documenten en eenvoudige offertes in technisch toezicht.
* Toepassen van het intern managementsysteem en waarborgen van vertrouwelijkheid.
* Dagelijkse samenwerking met de operationele en commerciële teams.
Qualifications
* Vous êtes titulaire d’un bachelier et/ou d’une équivalence dans le domaine administratif/comptable ;
* Vous disposez d’une expérience de minimum 5 ans en tant qu’assistant(e) ;
* Vous avez une affinité avec les chiffres et les nouvelles technologies et maitrisez parfaitement toute la suite Office ainsi qu'Outlook, OneDrive et SharePoint ;
* Vous êtes une personne de confiance ;
* Vous savez faire preuve de discrétion et avez conscience de l’importance du secret professionnel ;
* Vous avez un sens aigu de l’organisation ;
* Vous êtes autonome ;
* Vous êtes bilingue (ou minimum niveau B2) FR/NL ;
* Vous avez le sens des priorités et savez gérer un flux de travail important ;
* Vous êtes pro actif.
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* Bachelor of gelijkwaardig diploma in administratie/boekhouding, aangevuld met minstens vijf jaar ervaring als assistent(e).
* U hebt minstens 5 jaar ervaring als administratief medewerker/assistant(e);
* Sterke affiniteit met cijfers en digitale tools, met een uitstekende beheersing van Office, Outlook, OneDrive en SharePoint.
* Discretie, betrouwbaarheid en respect voor het beroepsgeheim.
* Uitstekende organisatorische vaardigheden en autonome werkstijl.
* Vlotte omgang met een hoog werkvolume en een scherp gevoel voor prioriteiten.
* Tweetalig FR/NL (minstens niveau B2).
* Proactieve en professionele houding.
Informations supplémentaires
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* Une offre de contrat CDI,
* Une rémunération attractive,
* Un accompagnement de qualité afin de garantir votre réussite au sein de Socotec,
* L’opportunité d’exercer de manière autonome une fonction riche et variée auprès d’un acteur de référence du secteur,
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