En tant qu'Executive Assistant & Admin Manager, vous jouez un rôle stratégique et opérationnel au sein de la direction. Vous accompagnez les membres du comité de direction assurant un soutien à haute valeur ajoutée sur l’ensemble des sujets administratifs, organisationnels et décisionnels. Vous anticipez, organisez, structurez et challengez lorsque nécessaire pour permettre à la direction de se concentrer sur les priorités stratégiques.
Responsabilités
* Vous gérez le calendrier quotidien du CEO et du CTO, assurez la prise des rendez-vous et assurez la priorisation de leurs tâches.
* Vous préparez, organisez et structurez les différentes réunions du comité de direction et du conseil d’administration (convocation, ordre du jour, compte-rendu, présentations).
* Vous fournissez une assistance administrative, tels que la rédaction et l’édition de courriels, préparation de communications au nom du comité de direction, rapports, présentations.
* Vous encadrez votre équipe en définissant les priorités, en répartissant les tâches d’organisation.
* Vous participez activement à certains projets stratégiques en tant que coordinateur ou soutien opérationnel.
* Vous êtes force de proposition et challengez les méthodes existantes, proposez des améliorations organisationnelles.
* Vous représentez la direction auprès d’interlocuteurs internes ou externes.
* Vous organisez les déplacements et voyages pour les membres du Management Team.
* Vous participez à l’organisation et coordonnez les évènements corporate d’entreprise.
* Vous fédérez l’ensemble des équipes autour de la stratégie et des objectifs définis.
* Vous assurez l’évaluation régulière et le développement de votre équipe.
* Vous participez activement au recrutement et à l’accueil des membres de votre équipe.
* Vous veillez au maintien d’un climat de travail positif.
Profil
* Vous avez un Bachelier en secrétariat de direction ou équivalent par expérience.
* Vous avez minimum 7 ans d’expérience dans une fonction similaire.
* Vous maîtrisez la Suite Office.
* Vous avez un très bon niveau d’anglais.
* Vous avez une aisance relationnelle et êtes autonome.
* Vous faites preuve de discrétion et confidentialité des informations .
* Vous avez l’esprit d’initiative et de prise de décision .
* Vous avez l’esprit de synthèse et d’analyse.
* Vous avez une excellente communication orale et écrite
* Vous êtes flexible et disponible, organisé(e) et avez le sens des priorités.
* Vous êtes précis(e) et rigoureux(se).
* Vous êtes orienté(e) solutions .
* Vous avez l’esprit d’équipe.
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