Office & Operations Manager
FR
Qui nous sommes?
Next Day Sustainable Holdings (NDSH) est un investisseur et promoteur engagé dans la construction de logements intelligents, durables et connectés afin de réduire l’empreinte carbone du secteur immobilier et de contribuer à un avenir neutre en carbone.
Situé au cœur du quartier du Châtelain à Bruxelles, nous opérons également un business centre qui est un véritable lieu de vie professionnelle. Nous accueillons entreprises, entrepreneurs et consultants dans un environnement dynamique, propice aux échanges et aux synergies.
L’attention portée aux valeurs d’excellence et d’innovation nous pousse chaque jour à nous améliorer davantage.
Le poste
Nous recherchons une personne dynamique, professionnelle, rigoureuse et souriante pour exerçant un rôle polyvalent au sein de NDSH. Celui-ci inclut l’accueil et l’hospitality de notre organisation, le un soutien administratif rigoureux et efficace au service des opérations de la firme, dont notamment en matière de développement, juridique, comptabilité, communication, évènements etc, ainsi qu’au service de l’harmonie des équipes.
Véritable première impression de la maison, vous incarnerez notre image auprès des visiteurs, clients et partenaires, et contribuerez à développer un esprit de communauté entre nos équipes et les résidents du business centre.
Vos missions principales
* Accueillir avec professionnalisme et courtoisie les visiteurs, clients et partenaires, en personne et par téléphone.
* Être la personne de référence et de confiance pour les résidents du centre, en facilitant leurs demandes quotidiennes et en favorisant un climat positif.
* Participer à l’organisation et à la coordination d’événements internes (team buildings, activités sociales, rencontres professionnelles), pour renforcer cohésion et convivialité.
* Gérer l’accueil des réunions (réservation de salles, mise en place, café, rafraîchissements, supports).
* Maintenir un espace d’accueil et de travail ordonné, convivial et représentatif de l’image de la société.
* Assurer le bon suivi administratif du business centre, de manière efficace, rigoureuse et structurée, avec une véritable posture de responsable, impliquant une gestion proactive, une anticipation des besoins, et une vision claire des enjeux opérationnels et financiers.
* Réaliser diverses tâches administratives avec rigueur et précision (classement, mise en forme de documents, gestion d’agendas, réservations).
* Garantir une expérience visiteurs et collaborateurs de qualité, inspirée des standards de l’hôtellerie haut de gamme et des environnements corporate exigeants.
Profil recherché
* Diplôme secondaire minimum, licence un grand avantage.
* Expérience dans un rôle similaire (réception, hospitality, office management ou assistant de direction), idéalement en cabinet d’avocats, hôtellerie ou entreprise internationale.
* Excellente organisation et planification.
* Excellent sens du détail, rigueur et précision dans le suivi des documents administratifs.
* Proactivité, sens du service aux clients internes/externes.
* Présentation soignée, maîtrise des codes d’un accueil professionnel et chaleureux.
* Excellente communication orale et écrite. Maîtrise du français et de l’anglais indispensable ; le néerlandais est un atout.
* Bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
* Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément avec rigueur et efficacité.
Qualités personnelles
* Attitude positive et souriante.
* Discrétion et sens de la confidentialité.
* Précision, sens du détail.
* Organisation, autonomie et fiabilité.
* Esprit d’équipe, adaptabilité et capacité à créer du lien au sein d’une communauté.
Intéressé(e) ? Écrivez-nous dès aujourd’hui à careers@nextday.eu !
EN
Office & Operations Manager
Who we are
Next Day Sustainable Holdings (NDSH) is an investor and developer committed to building smart, sustainable, and connected homes to reduce the carbon footprint of the real estate sector and contribute to a net-zero future.
Based in the heart of the Châtelain district in Brussels, we also operate a business centre that serves as a genuine professional hub. We welcome companies, entrepreneurs, and consultants in a dynamic environment that fosters interaction and synergies.
Our commitment to excellence and innovation drives us to raise the bar every day.
The role
We are looking for a dynamic, professional, meticulous, and friendly person for a versatile role at NDSH. This role covers front-of-house reception and hospitality, rigorous and efficient administrative support to the firm’s operations—particularly in development, legal, accounting, communications, events, etc.—and contributes to team harmony.
As the first point of contact, you will embody our image for visitors, clients, and partners, and help cultivate a sense of community among our teams and the residents of the business centre.
Key responsibilities
* Welcome visitors, clients, and partners in person and by phone with professionalism and courtesy.
* Be the trusted go-to person for centre residents, facilitating their day-to-day requests and fostering a positive atmosphere.
* Help organise and coordinate internal events (team buildings, social activities, professional meetups) to strengthen cohesion and conviviality.
* Manage meeting hospitality (room bookings, setup, coffee, refreshments, materials).
* Keep reception and shared work areas tidy, welcoming, and in line with the company’s image.
* Ensure effective, rigorous, and structured administrative follow-up for the business centre with real ownership—proactive management, anticipating needs, and a clear view of operational and financial considerations.
* Carry out various administrative tasks with accuracy and precision (filing, document formatting, diary management, bookings).
* Deliver a high-quality experience for visitors and colleagues, inspired by premium hospitality standards and demanding corporate environments.
Profile
* Minimum secondary education; a bachelor’s degree is a strong plus.
* Experience in a similar role (reception, hospitality, office management, or executive assistant), ideally in a law firm, hospitality sector, or international company.
* Excellent organisation and planning skills.
* Strong attention to detail; rigor and precision in handling administrative documents.
* Proactive, service-oriented mindset toward internal and external clients.
* Professional appearance; confident with the norms of a warm, high-standard reception.
* Excellent verbal and written communication. Fluency in French and English is essential; Dutch is an asset.
* Good command of office tools (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
* Ability to manage multiple priorities simultaneously with rigor and efficiency.
Personal qualities
* Positive, welcoming attitude.
* Discretion and a strong sense of confidentiality.
* Precision and attention to detail.
* Organised, autonomous, and reliable.
* Team spirit, adaptability, and the ability to build connections within a community.
Interested? Write to us today at careers@nextday.eu !