Fonction
En tant qu Event Coordinator, vous tes charge de creer des experiences professionnelles de qualite pour les employes et les visiteurs dune entreprise situee a Bruxelles et a Zaventem. Vos responsabilites sont les suivantes :
* Vous planifiez, organisez et coordonnez les reunions et evenements internes et externes tout en assurant lutilisation optimale de lespace et du budget en utilisant des outils digitalises pour une prestation de services dynamique et agile
* Vous assurez la gestion des reservations des grandes salles (15 a 120 personnes)
* Vous gerez les reservations de salles, la logistique et lequipement audiovisuel
* Vous vous occupez des evenements internes comme les petits dejeuners, ftes ou journees speciales
* Vous tes responsable du suivi des stocks, de lutilisation des parkings, de laccueil au lobby en cas de besoin, et du soutien lors devacuation ou dincidents
* Vous assurez que tout le materiel soit en place, que les salles sont propres et rangees
* Vous collaborez avec plusieurs equipes (securite, accueil, services traiteurs, etc.) pour offrir un service excellent
* Vous tes responsable de la gestion des documents, de la signaletique, des badges, de laccueil des invites et de la coordination generale pendant les evenements
* Vous assurez le suivi administratif quotidien : planning, facturation, commandes, stock, et utilisez les outils informatiques
* Vous fournissez des rapports precis et vous assurez un suivi des reservations et de la satisfaction client
* Vous assurez le suivi operationnel du plan d''actions securite, analyse de risques, toolbox pour les reunions
* Diverses tches administratives : centralisation et suivi des donnees, classement, gestion des agendas, correspondances internes & externes, filtrage et reponse aux appels telephoniques (externes & clients internes)
* Vous adoptez un mindset zero risk et vous ne faites pas de compromis sur la securite. Que ce soit la vtre, celle de vos collegues, des consommateurs, des clients et celle de toute autre partie.
Profil
Pour le poste d'' Event Coordinator a Bruxelles/Zavemtem, nous recherchons une personne ayant le profil suivant :
1. Vous tes titulaire dun diplme Bachelier avec une experience en Event Management
2. Vous tes bilingue Ang/Fr ou Ang/ Nl
3. Vous faites preuve dun excellent sens du service client, en etant toujours attentif, professionnel et reactif. Linteraction positive avec les visiteurs est essentielle des leur arrivee.
4. Vous avez une excellente matrise des outils Microsoft, un esprit dequipe, une attitude proactive et un excellent sens de lorganisation
5. Vous tes, analytique, discret(e) et capable de