Contexte
:
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38. étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
La Faculté des Sciences est constituée de 9 départements très dynamiques et autonomes. Elle propose 8 bacheliers et 31 masters et masters de spécialisation à près de 4. étudiant·es. Elle encadre également les travaux de thèses de près de doctorant·es. Elle est située sur plusieurs campus (Solbosch, Plaine, Gosselies, USquare, Charleroi Ville Haute). Les personnels de la Faculté sont considérables : académiques à temps plein, une centaine d’académiques à temps partiel, plus de membres du corps scientifique (chercheur·ses inclu·ses), environ membres de personnels ATGS (administratifs, techniques, de gestion et spécialisés).
Dans ce cadre, les tâches du décanat visent à accueillir et suivre ses étudiant·es, à leur proposer des programmes pertinents, les promouvoir, les organiser mais aussi à gérer les ressources mises à disposition de la Faculté pour assurer ses missions en termes d’enseignement, de recherche et de services à la communauté. Le Décanat veille à la bonne gestion de l’ensemble sous la direction de la Directrice de l’Administration facultaire.
La Directrice de l’administration facultaire qui sera la supérieure hiérarchique de l’agent·e, assure la répartition des tâches au sein d’une équipe de 4 personnes pour le secrétariat Etudiant·es, et d’un peu plus de 17 personnes au total au sein du Décanat. Dans ce contexte, l’agent·e participera aux différentes missions du Secrétariat Etudiant·e s de l’Administration facultaire, dont :
Missions essentielles :
1. Accueil de première ligne pour les étudiant·es (en présentiel, téléphonique, par mail, via « MonULB », …)
2. Gestion administrative des étudiant·es (suivi des inscriptions, des dossiers académiques et administratifs, envoi des relevés de notes, gestion des réorientations, des certificats médicaux, rédaction des attestations, …)
3. Appui administratif et organisationnel aux enseignant·es et membres du corps scientifique
4. Archivage
5. L’agent·e pourra se voir proposer un aménagement de ses tâches et/ou de nouvelles tâches, en fonction de l’évolution des missions du Décanat.
Profil :
6. Être titulaire au maximum d’un bachelier reconnu par la FWB en sciences administratives, assistanat administratif, ou d’un CESS avec expérience utile à la fonction
7. Avoir une expérience dans une fonction similaire et/ou à l’ULB est un atout.
8. Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
9. Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Accueil - Diplômes de l'Enseignement Supérieur)
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises :
10. Gestion des priorités, des urgences et du stress indispensable
11. Confidentialité et sens du service
12. Sens aigu et de la communication et des relations interpersonnelles, interculturelles
13. Esprit analytique et de synthèse, intérêt pour l’interprétation et l’application de textes légaux
14. Parfaite maîtrise du français oral et écrit (minimum C1)
15. Bonne connaissance de l'anglais oral et écrit (minimum B2)
16. Rigueur, sens de l’organisation, de la planification
17. Savoir et aimer travailler en équipe comme en autonomie
18. Intérêt pour/aisance avec les outils informatiques actuels (Suite Micorsoft, bases de données, …)
19. Flexibilité, disponibilité et assertivité
Atouts :
20. Connaissance du fonctionnement de l'Université
21. Connaissance des applications dédiées aux étudiant·es de l’Université (MonUlb, TimeEdit, UV, Ecursus, …)
22. Connaissance des procédures facultaires
Nous offrons :
23. Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
24. Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe
25. Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)
26. L’accès à une formation permanente
27. Possibilité de télétravailler (1jours/semaine au bout de 3 mois- à aménager selon les impératifs du service)
28. Des restaurants universitaires éthiques et durables
29. Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative