Détails de la société
L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L’H.U.B compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L’H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.
Fonction
Sous la direction de la secrétaire responsable de secteur médical, vous contribuerez avec vos collègues à :
1. Gérer les dossiers des patients : rapports des patients/résidents, protocoles, lettres de sortie pour les médecins traitants, formulaires de transfert, formulaires d’admission, …;
2. Vérifier si les dossiers sont complets et si tous les documents sont correctement remplis ;
3. Assurer la coordination du trajet de patients à profil spécifique : centralisation des données patients, création et gestion d’une base de données, suivi étape par étape, coordination des examens complémentaires en fonction du résultat des examens précédents selon les directives médicales;
4. Mise à jour des différentes bases de données patients et rédaction régulière de statistiques pour différents aspects de l’activité médicale (chiffres, pourcentages, graphiques sur Excel);
5. Classer et archiver les rapports et dossiers en concertation avec le service archives ;
6. Trier, répartir et assurer l'envoi du courrier interne et externe ;
7. Gérer les appels téléphoniques ;
8. Suivre les conventions si existantes dans le département médical ;
9. Gérer l’administration du service (les courriers et la boîte mail, les demandes extérieures d’impression des dossiers médicaux, etc.) ;
10. Organiser ponctuellement des évènements ;
11. Gérer l’économat ;
12. Encadrer des stagiaires et jobistes.
Profil
13. Vous êtes titulaire d’un graduat en secrétariat de direction option médicale et vous justifiez d’une expérience de minimum 3 ans dans une fonction similaire.
14. Vous maîtrisez la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
15. Vous possédez des notions en anglais et néerlandais (lu, écrit et parlé).
16. Vous possédez une aisance relationnelle et êtes polyvalent(e).
17. Vous êtes ponctuel(le), efficace, autonome, organisé(e), discret(e), vous avez toujours le sourire, et vous êtes fiable tant au niveau de l’exécution des tâches, qu’en matière de confidentialité.
Langue
Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ brut sous réserve de la remise du Selor Art. 10)