Functie :
Als HR Administration Officer sta je in voor de correcte en tijdige uitvoering van alle administratieve taken binnen HR. Dit voor de volledige populatie van AMP met zo’n 500tal medewerkers die werkzaam zijn : hetzij op onze hoofdzetel te Neder-Over-Heembeek, hetzij in onze 5 logistieke distributie-sites (te Asse, Lokeren, Jumet, Paal-Beringen, Roeselare).
1. Je volgt personeelsdossiers nauwgezet op van a tot z, verwerkt contractwijzigingen, tijdsregistratie, loonadministratie en ziet toe op een correcte toepassing van de sociale wetgeving.
2. Je maakt deel uit van een hecht HR team van 7 personen. Zelf werk je binnen het payroll & administration team van 3 personen en rapporteert aan de Payroll en Administration Manager.
Verantwoordelijkheden :
Personeeladministratie en tijdsregistratie:
3. Opvolgen en verwerken van a tot z van contractwijzigingen, bijvoorbeeld inzake wijziging arbeidsduur, functie, loon, einddatum, uurrooster, enz. Beheren van dossiers rond tijdskrediet, thematisch verlof en loopbaanonderbreking.
4. Controleren, registreren en corrigeren van tijdsregistratiegegevens (via Protime) zodat deze data tijdig en correct wordt verwerkt voorafgaand de payroll deadlines. Waar nodig stem je hiervoor af met de leidinggevenden van de betrokken medewerkers of met de medewerkers zelf.
5. Verzamelen, registreren, controleren en updaten van personeelsgegevens teneinde te garanderen dat men ten allen tijde beschikt over de juiste personeelsinformatie.
6. Opvolgen van ziekte- en afwezigheidsdossiers: ontvangst en verwerking van medische attesten in de tijdsregistratie, communicatie met het sociaal secretariaat en opvolging van terugkeer. De ziektemeldingen komen typisch binnen per telefoon of via de HR mailbox.
7. Zorgen voor een correcte toepassing van de sociale wetgeving in de dagelijkse praktijk.
HR contactpersoon voor vragen en antwoorden:
8. Samen met je collega’s de HR inbox beheren en zorgen voor een first-time-right en tijdig antwoord aan de medewerkers en lijnmanagers binnen de organisatie.
9. Via de HR inbox of algemeen HR telefoonnummer als aanspreekpunt fungeren voor de medewerkers bij vragen over afwezigheden, tijdsregistratie en personeelsadministratie.
10. Verstrekken van informatie en advies aan de medewerkers met betrekking tot personeelsmaterie in de ruime zin (sociale wetgeving, CAO’s, interne afspraken, verzekeringen, mutualiteit, pensioen, verlof, vakantiegeld, verloning, … ) teneinde te garanderen dat de medewerkers de sociale regelgeving in de brede zin en andere personeelsgerelateerde regelingen die op hen van toepassing zijn, correct interpreteren.
11. Indien nodig verplaats je je hiervoor naar de werklocatie van de betrokken medewerker in één van onze distributie-sites, hetzij in de dagploeg, hetzij in de nachtploeg.
Rapporteringen:
12. Je staat mee in voor de opmaak van zowel ad hoc alsook recurrente HR rapporteringen (bijvoorbeeld FTE rapporten, absenteïsme cijfers, opmaak provisies, loonsimulaties, … ).
13. Actieve opvolging van absenteïsme dossiers.
Loonverwerking back-up:
14. Zelf ben je in deze functie niet verantwoordelijk voor de maandelijkse loonverwerking. Je zal anderzijds wel als ‘back-up’ worden opgeleid binnen het HR administration team om de payroll verwerking mee te kunnen opvolgen indien nodig bij eventuele afwezigheden in het HR team, dit om de continuïteit ten allen tijde te kunnen waarborgen indien nodig.
Bijdragen tot HR projecten en procedures:
15. Bieden van ondersteuning en expertise bij de implementatie van projecten binnen een specifiek HR-domein teneinde de projecten op een efficiënte en vlotte wijze te laten verlopen (zoals bijvoorbeeld bij de implementatie van het nieuw regeerakkoord binnen de HR procedures van AMP, implementatie van nieuwe HR procedures of tools, … ).
16. Onderhouden van de bestaande personeelsbeheersystemen en HR procedures teneinde steeds over correcte en volledige informatie te beschikken.
Jouw HR vakkennis en expertise:
17. Bijwerken en onderhouden van de vakkennis en de technische vaardigheden op het gebied van HR teneinde de eigen vakkennis te maximaliseren en deze optimaal binnen de organisatie toe te passen.
Profiel :
18. Bachelor of Master degree, bij voorkeur in personeelsbeleid, met minimum 5 jaar relevante ervaring binnen personeelsadministratie is een must.
19. Tweetalig Nederlands en Frans, zowel mondeling als schriftelijk.
20. Kennis van Protime of een ander tijdsregistratiesysteem is een vereiste.
21. Degelijke kennis van de sociale wetgeving (arbeidstijd, afwezigheden, contracten, tijdskrediet, .
22. Sterke kennis van MS Office (Word en Excel).
23. Nauwkeurig, punctueel en discreet in het omgaan met vertrouwelijke personeelsinformatie.
24. Sterke administratieve en organisatorische vaardigheden.
25. Sterk klantgerichte en oplossingsgerichte
26. Teamplayer met sterke communicatie skills.
Aanbod :
27. Plaats tewerkstelling Neder-Over-Heembeek (met regelmatige verplaatsingen naar de logistieke sites).
28. Je beoefent je een voltijdse kaderfunctie binnen onze organisatie met een competitief salarispakket en extra-legale voordelen (zoals een bedrijfswagen met tankkaart, laptop, gsm, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, jaarlijkse target bonus, maaltijdcheques van 8€ per dag, ecocheques, sectorpremie, naast de 20 wettelijke verlofdagen tevens 10 extra-legale kaderverlofdagen,…).
29. Telewerk mogelijk na een grondige opleiding en inwerkperiode, tot 2 dagen per week.
30. Je komt terecht in een sterk gedreven en dynamisch HR team dat permanent streeft naar optimalisatie van processen op een duurzame manier.