La Direction du Développement des Ressources Humaines (DDRH) a pour missions de permettre à l'ONE de disposer des compétences nécessaires à la réalisation de ses missions, de garantir la qualité et la performance des processus de gestion des ressources humaines et de mettre en place une politique de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.
Fonction
En tant qu’assistante/assistant de direction à la DDRH, vous assurez la gestion administrative et logistique liées à l’activité du responsable de la Direction dans le but de lui offrir un soutien et un accompagnement pour toutes les questions liées à la réalisation des missions de la gestion des ressources humaines (GRH) et, ainsi faciliter le bon fonctionnement de l’organisation et permettre à la direction de se concentrer sur sa mission.
Vous centralisez et mettez à disposition l’information et les documents relatifs à la GRH, de même que la diffusion de l’information en interne et en externe en vue d’une visibilité optimale des activités du développement des ressources humaines.
Vous offrez un soutien administratif au personnel de la DDRH pour les seconder au mieux dans les différentes procédures, projets, évènements à mettre en place.
Contribuer à la gestion administrative et logistique de la direction RH :
Rédiger les P.V. de réunions, créer et tenir à jour les tableaux de bord. Maintenir l’agenda de la direction à jour, en s’assurant que les rendez-vous et les échéances importantes soient gérés de manière efficace Orienter les usagers pour leurs démarches vers les agents de la DDRH (gérer les visiteurs, les appels téléphoniques et l’accueil général, …)
* Accomplir les tâches en lien avec la communication interne et externe de l’organisation (rédiger des courriers, emails, documents officiels, des convocations pour les réunions de l’Organe d’administration ou de l’Assemblée générale, …)
* Préparer, présenter et assurer le suivi des signataires électroniques et courriers papiers en fonction des urgences Gérer et exploiter le logiciel de traitement du courrier de la DDRH Gérer des informations confidentielles et sensibles en garantissant la discrétion et la confidentialité des données traitées Contribuer au bon suivi administratif des dossiers de marché public pour la contribution qui relève de la DDRH Offrir un soutien administratif au personnel interne de la direction RH :
Recueillir, organiser et diffuser les informations pertinentes aux membres de la direction et aux partenaires Aider à planifier les réunions, les événements et les rendez-vous pour la direction et les membres de l’équipe (réservation de salles, de la préparation des documents et de la coordination des détails logistiques, …) Participer à l’organisation d’événements RH Etablir des notes d’information à l’intention du personnel (grèves, intempéries, …) Profil recherché
* Vous disposez d’un bachelier
* Vous justifiez d’une expérience professionnelle de minimum 2 ans dans une fonction d’assistant.e de direction auprès d’un service/direction ou auprès de plusieurs managers
* Une expérience d'assistant(e) de direction en RH constitue un atout considérable
* Une expérience professionnelle dans la coordination ou la gestion de projets constitue un atout
* Vous connaissez ou êtes à même de comprendre des concepts généraux en législation sociale, droit du travail, marchés publics et d’intervenir utilement sur ces sujets en fonction des tâches qui vous sont confiées
* Vous bénéficiez de compétences rédactionnelles (prise de notes, rédaction de PV…) et d’une orthographe irréprochable
* Vous communiquez clairement et avec assertivité
* Vous êtes une personne collaborante et flexible : la fonction vous amène à interagir avec de nombreux intervenants : membres de la DDRH, membres du personnel de l’ONE, partenaires sociaux, prestataires externes (cabinet de recrutement, organismes de formation, autres administrations ou organisations...).
* Vous êtes organisé(e), structuré(e) et êtes capable de prioriser vos tâches
* Vous travaillez de manière autonome et proactive, vous prenez des initiatives
* Vous agissez de manière orientée service et mettez tout en œuvre pour répondre aux besoins des collaborateurs
* Vous utilisez aisément la suite Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, …) et les outils digitaux (Genially, Teams, …) et de paie
* Vous faites preuve de déontologie et d’éthique professionnelle