Pour le Musée L, au sein de l'Institut des civilisations, arts et lettres (INCA/MUSE), du Secteur des sciences humaines (SSH) Site principal : Louvain-la-Neuve Contrat à temps partiel (50%) pour une durée déterminée (contrat de remplacement jusqu'au 10/11/2025) Entrée en fonction : dès que possible, àpd 11/08/2025 Contexte Le Musée L, musée universitaire de l’UCLouvain conserve et expose les collections universitaires artistiques et scientifiques (archéologiques, artistiques, anthropologiques, scientifiques) de l’UCLouvain et réalise des expositions temporaires mais développe aussi des projets d’enseignement et de recherche sur ses collections. Il établit des partenariats et contribue au réseau de la communauté universitaire de l’UCLouvain et des universités belges et internationales. Le Musée L est structurellement rattaché à l’Institut des civilisations, Arts et Lettres (INCAL). Le Musée L est également un musée public, reconnu en catégorie A par la Fédération Wallonie-Bruxelles, Acteur culturel dynamique à ce titre, il interagit avec de nombreux opérateurs culturels tant en interne qu’à l’externe (autres musées en Belgique et à l’étranger). Le Musée L est associé à l’association sans but lucratif « Musée Art Présent Passé Louvain-la-Neuve » (en abrégé « MAPP »). L’association a pour but d'assumer d'une façon générale la promotion du Musée Universitaire de Louvain (« Musée L ») dont la mission est d’accueillir les visiteurs·euses du Musée L et de recueillir, conserver, étudier, présenter et promouvoir les collections qui y sont déposées ; d'être en outre par ses activités (expositions, éditions, etc.) un lieu de rencontre et de communication entre enseignant·es, artistes et public, un centre d'animation éducatif, culturel et touristique. Elle poursuit la réalisation de ce but en mettant à disposition de l’UCLouvain du personnel et des moyens attachés aux missions précitées ci-dessus. Fonction Position de la fonction et réseau relationnel : La personne travaille sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la direction en lien étroit avec la chargée de gestion Responsable administrative et logistique. Il/elle est intégré·e à la direction. Il/elle peut être amené·e à interagir avec les autres services du musée, à savoir : le Service exposition – édition (SEE), le service aux publics (SAP) et le service administratif, financier et logistique (SAL). Ces services peuvent faire appel à son support. Mission : Sa mission principale est d’assurer les suivis administratifs liés à la direction mais aussi aux différentes activités du musée. Fonction : Assurer le suivi administratif des dossiers spécifiques liés aux subsides et aux dossiers des Ressources Humaines, Gestion administrative en collaboration avec la chargée de gestion des contrats APE de l’ASBL MAPP Gérer les courriers, les e-mails de la boite « direction », la documentation Assurer les comptes rendus des réunions, l’agenda, les ordres du jour et les suivis administratifs Assurer l’organisation et la préparation des Comités de gestion, des conseils d’administration et de l’assemblée de personnel en collaboration avec la chargée de gestion Suivi et octroi des accès intérieur – extérieur au bâtiment via la plateforme des gestions des accès. Organisation, mise à jour, classement et maintien des dossiers, des documents et des informations administratives Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité. Qualifications et aptitudes requises Diplôme de niveau bachelier en secrétariat et/ou gestion administrative ou avec expérience probante Connaissance des outils informatiques (Suite Microsoft Office, agenda doodle, agenda Google…) Très bonne orthographe La connaissance des outils UCLouvain est un atout Grand sens du service et de l’organisation Rigueur et fiabilité Disponibilité et autonomie Discrétion et respect de la confidentialité Dynamisme et ouverture d’esprit Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.