Fonction
Sous la direction de la secrétaire responsable de secteur médical, vous contribuerez avec vos collègues à :
* Gérer les dossiers des patients : rapports des patients/résidents, protocoles, lettres de sortie pour les médecins traitants, formulaires de transfert, formulaires d'admission, … ;
* Vérifier si les dossiers sont complets et si tous les documents sont correctement remplis ;
* Assurer la coordination du trajet de patients à profil spécifique : centralisation des données patients, création et gestion d'une base de données, suivi étape par étape, coordination des examens complémentaires en fonction du résultat des examens précédents selon les directives médicales ;
* Mise à jour des différentes bases de données patients et rédaction régulière de statistiques pour différents aspects de l'activité médicale (chiffres, pourcentages, graphiques sur Excel) ;
* Classer et archiver les rapports et dossiers en concertation avec le service archives ;
* Trier, répartir et assurer l'envoi du courrier interne et externe ;
* Gérer les appels téléphoniques ;
* Suivre les conventions si existantes dans le département médical ;
* Gérer l'administration du service (les courriers et la boîte mail, les demandes extérieures d'impression des dossiers médicaux, etc.) ;
* Organiser ponctuellement des évènements ;
* Gérer l'économat ;
* Encadrer des stagiaires et jobistes.
Profil
* Vous êtes titulaire d'un graduat en secrétariat de direction option médicale et vous justifiez d'une expérience de minimum 3 ans dans une fonction similaire.
* Vous maîtrisez la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
* Vous possédez des notions en anglais et néerlandais (lu, écrit et parlé).
* Vous possédez une aisance relationnelle et êtes polyvalent.
* Vous êtes ponctuel, efficace, autonome, organisé, discret, vous avez toujours le sourire, et vous êtes fiable tant au niveau de l'exécution des tâches, qu'en matière de confidentialité.
Offre
Un contrat à durée déterminée en 28.5h par semaine en IFIC 12.
* Des avantages extra légaux :
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o Des chèques repas de 5,20€
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o Une prime de fin d'année
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o Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous et pour toute personne inscrite sur votre composition de ménage)
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o Assurance groupe (invalidité, pension, décès)
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o Avantages mobilité :
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+ Une intervention dans les frais de transport en commun
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+ Une indemnité dans les frais km vélo
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+ Une intervention dans les frais km voiture
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+ Parking gratuit – Transports en commun à proximité
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o 29.5 jours de congé
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o Avantages complémentaires :
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+ Intervention dans l'abonnement ULB Sports
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+ Opportunités de stage pour les enfants du personnel de 3 à 15 ans
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+ Intervention dans le Minerval ULB pour les enfants du personnel
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+ Avantages restauration
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+ Catalogue d'avantages du personnel (loisirs, mode, ...)
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+ Bénévolat au sein d'associations
* Un parcours d'intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
* Un programme de formations qui vous permettra d'évoluer tout au long de votre carrière
* De multiples opportunités de carrières au sein d'un grand réseau
* Une politique bien-être et santé au travail – Parcours méditatif sur site
* Pour les candidats déjà salariés H.U.B : maintien du contrat de travail de base (CDI) avec possibilité de mission pour la durée du remplacement
Modalités d'introduction de votre candidature
Veuillez-vous rendre sur le site web ou l'intranet de l'hôpital et introduisez votre candidature en ligne directement via l'offre concernée (CV et lettre de motivation).